7 اشتباه در مدیریت زمان

وقتی مهارت تشخیص مدیریت بر زمان را می‌آموزید از اتلاف وقت و انرژی خود نجات پیدا می‌کنید. می‌توانید به علل مشکلات پی ببرید و راه‌حلی برای آن‌ها تدارک ببینید.

7 اشتباه در مدیریت زمان

1- در نظر نگرفتن زمان برای کار: یکی از متداول ترین دلایلی که به کار مورد علاقه‌تان نمی‌رسید و آن را انجام نمی‌دهید این است که زمان ویژه‌ای برای انجام دادن آن در نظر نگرفته‌اید. اغلب اوقات، اشخاص فهرستی از کارهایی که باید انجام دهند تهیه می‌کنند، اما در این میان سوال مبهمی جواب داده نمی‌شود: کِی قرار است این‌کار رابکنم؟

2- وقت نامناسبی را در نظر گرفته‌اید: اگر برای انجام دادن کاری زمانی را در نظر گرفته‌اید و با این حال می‌بینید که به آن کار نمی‌پردازید، امکانش است که زمان بدی را برای آن کار در نظر گرفته‌اید. همه‌ی ما دارای چرخه‌های انرژی و تمرکز به خصوصی هستیم. بعضی از ما زن و مرد روز هستیم و بعضی دیگر در شب‌ها بیشترین انرژی خود را دارا هستیم. اگر شما بر خلاف چرخه‌ی تمرکز یا انرژی خود کار کنید، بعید است بتوانید فعالیت مورد نظر را به درستی و خوبی انجام دهید.

3- اشتباه محاسبه مقدار زمان لازم برای انجام کار: اغلب اشخاص به‌درستی نمی دانند که در مدت یک روز چه کارهایی را می‌توانند انجام دهند. اگر زمان لازم برای انجام کار موردنظر بیش‌از مدت زمانی باشد که در اختیار دارید، نمی‌توانید آن کار را به پایان ببرید و درنتیجه احساس ناراحتی و دلگیری می‌کنید. اگر بتوانید مدت زمان لازم برای انجام کار را بهتر بر آورده کنید، می‌توانید بار کاری قابل انجام شدن را بهتر و دقیق تر مشخص نمایید.

4- شما شخص مناسب برای انجام کار نیستید: بسیاری از ما تصور می‌کنیم که باید همه کارها را خودمان انجام دهیم. گمان می‌کنیم اگر از دیگران کمک بگیریم نشانه‌های ضعف خود را به نمایش گذاشته ایم. ممکن است برای شما اذعان به این مطلب دشوار باشد که بپذیرید شما برای انجام دادن این کار مناسب نیستید. اما این می‌تواند شما را به احساسی از آرامش برساند. همه‌ی ما دارای استعدادهای منحصر به فرد و مهارت‌های خاص هستیم.دیگران هم از این حیث تفاوتی با ما ندارند.

5- کار مورد نظر بیش از اندازه پیچیده است: اگر به آنچه برایتان مهم است دست پیدا نمی‌کنید، امکانش است روش برخورد شما با آن بسیار پیچیده است. اگر کار به خصوص بیش از اندازه پیچیده باشد، امکانش وجود دارد که به کلی از  آن کار صرفنظر کنید. اگر می‌خواهد موفق شوید باید آن کار را ساده کنید.

6- نمی‌توانید کارتان را به‌یاد آورید: اگر فهرست قابل اعتمادی از کار‌هایی که باید انجام دهید در اختیار نداشته باشید، امکانش وجود دارد که بسیاری از کارهای مهم را فراموش کنید. تکیه کردن بر حافظه تنها بسیار دشوار است. در دفتر یادداشت‌تان به‌طور پیوسته فهرست کارهایی را که باید انجام دهید را یادداشت و آن‌ها را تکمیل کنید.

7 - فضای کارتان نامنظم است: حتی اگر در کار مدیریت زمان از تبحر فراوان برخوردار باشید، اگر محیط کارتان نامنظم و سازمان نیافته باشد فرصت فراوان و انرژی زیادی از روز شما را تباه می‌کند. ممکن است ساعت‌ها به دنبال دسته کلید، عینک و یا برخی از اسناد مهم خود بگردید. در این شرایط کارایی از دست می‌رود. یک کار را دوباره و چندباره انجام می‌دهید و گاه مجبور می‌شوید اقلامی را که پیدا نمی‌کنید دوباره از نو تامین و تهیه کنید.

چند نکته برای مدیریت بهتر زمان

وقتی مهارت تشخیص مدیریت بر زمان را می‌آموزید از اتلاف وقت و انرژی خود نجات پیدا می‌کنید. می‌توانید به علل مشکلات پی ببرید و راه‌حلی برای آن‌ها تدارک ببینید.

مشخص‌کردن هدف‌های اصلی‌‌‌
هدف‌های عمده و مهم زندگی خود را مشخص‌کنید. وقتی هدف‌تان مشخص باشد به راحتی بیشتری می‌توانید کارهایی را که دوست ندارید انجام دهید. زیرا می‌دانید هر یک از این کارها در برنامه‌ی کلی شما از چه جایگاهی برخوردارند. این‌گونه می‌توانید بعضی از کارها را از فهرست کاری خود حذف نمایید و با این حال احساس خوبتان را حفظ کنید.

نقشه کشی زمان
 هدف‌هایتان را بنویسید. وقتی هدف‌هایتان را می‌نویسید متوجه فرصت‌های خاصی که در مسیر شما وجود دارد می‌شوید و می‌توانید به جهتی که مایل هستید حرکت کنید. هدف‌ها را در ذهنتان هر چند مدت یکبار مرورکنید. این‌گونه مراقب و متوجه باقی می‌مانید و شانس موفقیت شما افزایش می‌یابد. برای حصول اطمینان از این که برای هر یک از فعالیت‌های خود زمان کافی در نظر گرفته‌اید تا به هدف های اصلی خود برسید به یک برنامه زمان‌بندی شده نیاز دارید.

استفاده از برنامه ریز مناسب
برای اینکه بتوانید برنامه‌های زمان‌بندی شده را به خوبی اجرا کنید به ابزا‌رهای مدیریتی مناسب احتیاج دارید. یک برنامه‌ریز مناسب ابزار مهم دست شماست. منظور این است که جایی همه‌ی اطلاعات درباره‌ی فعالیت‌هایی که باید انجام دهید را درج نمایید. تقویم دیواری یا روی میز، دفترچه‌ی قرار ملاقات، برنامه‌های کامپیوتری چند نمونه‌ی کاربردی در این زمینه است.

دسته‌بندی/پاکسازی
پس از انتخاب یک برنامه ریز زمان آن رسیده که تصمیم بگیرید از انجام دادن چه کاری بگذرید و روی چه کاری فکرتان را متمرکز کنید. کار‌ها را طبقه‌بندی کنید و زمان مورد نیاز برای انجام دادن آن‌ها را تخمین بزنید. ممکن است به این نتیجه برسید با توجه به وقت، کار‌های زیادی هست که باید انجام دهید و فرصت آن را ندارید. در این جاست که باید از بار کاری خود بکاهید، بخشی از کار‌ها را رها کنید و به عبارتی در آن‌ها پاکسازی کنید. وقتی کارهای‌تان از زمان‌تان بیشتر است سه اقدام می‌توانید انجام دهید: حذف بعضی از کارها، استفاده از روش‌های میان‌بر برای تسریع انجام کار، تفویض کردن کارها به دیگران.

زمان شروع کار
پس از مرحله‌ی پاکسازی زمان آن رسیده تا مشخص کنید در چه زمانی شروع به کار خواهید کرد. دربرنامه زمانی خود باید زمانی را برای انجام همه‌ی کارها به صورت تک تک در نظر بگیرید. مهم این است که بدانید در بسیاری از موارد می‌توانید درباره‌ی زمان کارها تصمیم بگیرید. برای هر کاری که قرار است انجام دهید باید روی برنامه ریز زمانی را برای آن مشخص سازید. در حالی که برنامه زمانی می تواند انعطاف پذیر باشد، تا حد امکان برنامه‌ای را که ریخته اید رعایت کنید.

انجام دادن برنامه در محدوده‌ی زمانی تعیین شده
برنامه‌هایتان را آن قدر نزدیک به هم قرار ندهید که وقتی وقفه‌ای بروزکرد اختلالی در برنامه‌ها ایجاد شود. رایج ترین وقفه‌های بیرونی را به حداقل برسانید. به طور مثال از مطالعه‌ی نامه‌های پستی کامپیوتری بیهوده که برایتان می‌فرستند خودداری کنید.
اگر به راستی می خواهید برنامه‌هایتان را در زمان مشخصی شروع و به پایان برسانید باید نیاز به کمال‌طلبی را در خود سرکوب کنید. دست کشیدن از یک کار یا وظیفه به خصوص اگر مهم باشد کار دشواری است. همیشه راه‌های بهتر و باز بهتری است ولی با این سیاست، خیلی زود به این نتیجه می‌رسید که از وقت تعییین شده خود فراتر رفته‌اید. اگر می‌خواهید کاری را به موقع شروع و به موقع به پایان برسانید باید از کمال‌طلبی دست بکشید.

حفظ تعادل
 مدیریت زمان موضوعی راکد و با ثبات نیست، به جای آن کنش متقابل پیوسته ایست میان شما و هدف‌هایتان و تغییرات دائم زندگی. زندگی تجربه‌ی خوشایندی است مشروط بر آن که برنامه‌ای داشته باشید و بدانید چگونه خود را با شرایط تطبیق دهید. باید آن قدردرموقعیت‌های خود تطبیق دهید تا در جهتی که مایل هستید قرار بگیرید. متعادل نگاه داشتن زندگی حتی در شرایط سختی‌ها و دشواری‌ها یک هنر است. مراقب خودتان باشد، غذای خوب بخورید، به قدرکافی استراحت و ورزش کنید و ببینید کدام فعالیت به شما انرژی بیشتری می دهد. برای بازسازی خود زمانی در نظر بگیرید و به تعادل ایده‌آلی که درنظر دارید برسید.