ماهنامه پیام مدیر موفق

اشاره:

در باب مدیریت زمان و اهمیت جلوگیری از هدر رفتن آن مقالات بسیار زیادی نوشته شده است. اما در ادامه هفت توصیه مطرح می‌شود که با بهره‌گیری از آنها می‌توانید از به تعویق افتادن کارها جلوگیری کنید:

 
۱. خود را بشناسید و انتظارات واقع‌بینانه از خود داشته باشید.
داشتن هدف روشن و تعریف شده، قبول شکست‌های پیشین و درک حالت روحی و ذهنی که دارید به شما کمک می‌کند وظایف خود را سر وقت انجام داده و از نگرش منفی دست بردارید.

۲. با ترس‌های خود مقابله کنید و آنها را شکست دهید.
آمارها نشان می‌دهد نود درصد از عوامل نگرانی ما هرگز اتفاق نمی‌افتند. اگر با ترس‌های خود مقابله نکنید و مستقیم با آنها روبه‌رو نشوید، همیشه گریبانگیر شما خواهند بود. ترس از صحبت کردن در حضور جمع یا مراجعه به دندانپزشک مثال‌های خوبی از این وضعیت هستند. اگر با آن ترس‌ها مقابله نکنید هرگز از میان نخواهند رفت.
 

 ۳. وظایف خود را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید.
این یک مثل قدیمی است که بهترین راه خوردن یک فیل، این است که آن را لقمه لقمه بخورید. وظایف بزرگ را به وظایف و کارهای کوچک‌تر و قابل انجام تقسیم کنید. خود را ملزم کنید برای مدت سی‌دقیقه، بر روی هر بخش کار تمرکز نمائید. پس از سی دقیقه برای یک یا دو دقیقه به چیزی دیگر فکر کنید. این رویهرا تا پایان یافتن کامل کار ادامه دهید. شاید بهتر باشد برای انجام کارهای دشوار، هر یک از این نوع کارها را در فاصله زمانی دو کار ساده و دلنشین انجام دهید. اگر از باغبانی لذت می‌برید، کار ناخوشایند و دشوار را بین دو بازه زمانی باغبانی انجام دهید.

۴. بیاموزید که به‌طور مؤثر به خود پاداش دهید.
پاداشی که به‌خود می‌دهید باید انگیزه‌ساز، ساده و مثبت باشد. رفتن به سینما یا هدیه‌ای کوچک برای این منظور کافی است. با این کار برای انجام سر وقت کارها، انگیزه بیشتری خواهید داشت.

۵. اولویت‌‌گذاری کنید.
اگر هرمی از اولویت‌ها تهیه کنید و اهمیت هر کار را بدانید، می‌توانید مؤثرتر اقدام کنید. بدین ترتیب از انجام کارهائی‌که اولویت کمتری دارند و باعث می‌شوند شما کارهای اصلی را سروقت انجام ندهید، اجتناب خواهید کرد.

۶. مسئولیت‌ها را تفویض کنید.
کارها را تقسیم کرده و به انجام رسانید اما ترتیبی دهید که وظیفه سپرده شده و نتیجه مورد انتظار برای همه اعضاء گروه روشن و واضح باشد. اگر کسانی که قرار است بخش‌هائی از کار را انجام دهند، اطلاعات کافی در اختیار نداشته باشند و همیشه دنبال این اطلاعات ضروری باشند، هیچ کاری به درستی انجام نخواهد شد.

۷. خوشحال و مثبت باشید.
برای اینکه زندگی مثبت و خوشحال‌کننده‌ای داشته باشید، اقدام کنید. کارهای خوشحال‌کننده انجام دهید، فیلم‌های مثبت ببینید، کتاب‌های امیدوار کننده بخوانید، در کنار افراد مثبت و خوشبین قرار گیرید و...

●برخی اقدامات مثبت
برنامه‌ای تنظیم کرده و تلاش کنید حداقل هشتاد درصد طبق آن و با انضباط عمل کنید. دستیابی به هدف یا نتیجه مورد انتظار مستلزم تعیین دقیق و شفاف آن است زیرا اگر ندانید هدف چیست نمی‌توانید آن را تحقق بخشید. ترتیبی دهید که هدف قابل دسترسی و قابل اندازه‌گیری باشد. هر چه برای تدوین برنامه وقت بیشتری صرف کنید، در انجام آن زمان کمتری صرف خواهید کرد. مهارت‌های مدیریت زمان را بیاموزید. زمان از دست رفته را هرگز نمی‌توانید باز پس گیرید. استفاده مؤثر از زمان به معنای افسوس نخوردن برای زمان هدر رفته است. این توصیه‌ها قاعدتاً باید به شما کمک کنند تا به تعویق انداختن کارها را کنار گذارید. البته اگر استفاده از آنها را به فردا موکول نکنید!

منبع: مدیرسبز