اصول و مبانی برنامه‌ریزی
چکیده:
برنامه‌ریزی فرآیند آگاهانه تصمیم‌گیری در مورد اهداف و فعالیت‌های آینده یک فرد، گروه، واحد کاری یا سازمان است. این فرآیند با تحلیل موقعیتی آغاز شده و در چارچوب محدودیت‌های زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط جمع‌آوری و تفسیر می‌شود. مدیران با تأکید بر خلاقیت، کارکنان را تشویق می‌کنند تا با نگرشی وسیع به امور بیندیشند و مناسب‌ترین اهداف و طرح‌ها را انتخاب کنند. برنامه‌ریزی یک فرآیند تکرار شونده است که نیاز به نظارت مستمر بر عملکرد واحدها دارد. این مقاله به بررسی اصول و مبانی برنامه‌ریزی می‌پردازد.
مقدمه
مدیریت شامل پنج وظیفه اصلی است:
- برنامه‌ریزی (Planning)
- سازماندهی (Organizing)
- به کار گماردن (Staffing)
- رهبری (Directing)
- نظارت (Controlling)
برخی نویسندگان، وظایف بیشتری را نیز مطرح کرده‌اند. به عنوان مثال، لوترگیولیک وظایف هفت‌گانه‌ای را معرفی کرده است که شامل مواردی چون هماهنگی و گزارش‌دهی نیز می‌شود. به طور کلی، برنامه‌ریزی به عنوان وظیفه اساسی و شالوده مدیریت شناخته می‌شود.
اهمیت و ضرورت برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی به عنوان پلی بین وضعیت کنونی و آینده عمل می‌کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع محدود خود را به بهترین نحو مدیریت کنند. تغییرات محیطی و عدم اطمینان ناشی از آن، ضرورت برنامه‌ریزی را دوچندان می‌کند. پیتر دراکر تأکید می‌کند که مؤثر بودن و کارآیی در انتخاب اهداف و چگونگی دستیابی به آن‌ها اهمیت دارد.
تعریف برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی به معنای تصمیم‌گیری درباره کارهایی است که باید انجام شود و شامل تعیین هدف و پیش‌بینی راه‌های تحقق آن است. تعریف جامع‌تری از سیریل هودسن بیان می‌کند که برنامه‌ریزی شامل ارائه طریق بر عملیات آینده است که نتایج معین با هزینه مشخص و دوره زمانی معین را در بر می‌گیرد.
هدف از برنامه‌ریزی
- افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیت‌ها
- افزایش منفعت اقتصادی با مقرون به صرفه کردن عملیات
- متمرکز شدن بر دستیابی به مقاصد و احتراز از انحراف
- فراهم آوردن ابزاری برای کنترل
- .
انواع برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی‌ها به مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند و می‌توان آن‌ها را به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
- برنامه‌ریزی تخصصی: شامل برنامه‌ریزی و کنترل تولید، نیروی انسانی و مالی.
- برنامه‌ریزی عملیاتی: تصمیمات کوتاه‌مدت برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی.
- برنامه‌ریزی راهبردی: تصمیم‌گیری‌های بلندمدت درباره اهداف سازمان و تخصیص منابع.
دیدگاه‌های متداول در برنامه‌ریزی
- برنامه‌ریزی از داخل به خارج: تمرکز بر بهینه‌سازی فعالیت‌های جاری.
- برنامه‌ریزی از خارج به داخل: تحلیل محیط خارجی و شناسایی فرصت‌ها.
- برنامه‌ریزی از بالا به پایین: تعیین اهداف کلان توسط مدیران ارشد.
- برنامه‌ریزی از پایین به بالا: تدوین برنامه‌ها از سطوح عملیاتی.
مراحل برنامه‌ریزی
مراحل عمده برنامه‌ریزی شامل موارد زیر است:
- آگاهی از فرصت‌ها و نیازها
- تعیین اهداف کوتاه‌مدت
- تعیین مفروضات
- تعیین گزینه‌های مختلف
- ارزیابی گزینه‌ها
- انتخاب یک راه
- فرموله کردن برنامه‌های فرعی
- کمّی کردن برنامه‌ها با بودجه‌بندی
برنامه‌ریزی مؤثر
برای مؤثر بودن برنامه‌ریزی، موارد زیر باید در نظر گرفته شود:
- مدت زمان مناسب برای انجام تعهدات
- درک صحیح همه افراد درگیر از برنامه
- وجود همفکری و همکاری در امور برنامه‌ریزی
- شروع برنامه‌ریزی از سطوح بالای سازمان
محاسن و محدودیت‌های برنامه‌ریزی
محاسن:
- تحقیق اهداف سازمان
- کمک به اجرای منظم طرح‌ها
- تطبیق رشد سریع فناوری با سازمان
- تسریع رشد اقتصادی
- .
محدودیت‌ها:
- نیاز به صرف هزینه و وقت
- عدم توان مالی سازمان‌های کوچک
- پیش‌بینی مبتنی بر حدس و گمان
- .
دام‌های مهم در برنامه‌ریزی موفق
- تفویض وظیفه برنامه‌ریزی به دیگران
- عدم وقت کافی برای برنامه‌ریزی
- کوتاهی در تعریف اهداف
- عدم استفاده از برنامه‌ها به عنوان معیار ارزیابی
- .
نتیجه‌گیری
برنامه‌ریزی فرآیندی است که شامل تعیین اهداف، تخصیص منابع و تدوین راهبردها برای دستیابی به اهداف سازمانی است. با توجه به اهمیت و پیچیدگی این فرآیند، توجه به مراحل و نکات کلیدی در برنامه‌ریزی می‌تواند به موفقیت سازمان کمک کند.
.
تهیه و تنظیم: محمدرضا آرانی - کارشناس موفقیت مشتریان
یک نظر اضافه کنید
شماره موبایل شما منتشر نخواهد شد.زمینه های مورد نیاز هستند علامت گذاری شده *
امتیاز شما