خلاصه : مدیریت دانش راهکاری سیستمی برای یافتن , فهمیدن و استفاده از دانش برای رسیدن به اهداف سازمانی میباشد.امروزه بسیاری از سازمانها حجم عظیمی از توان و تمرکز خود را از طریق توسعه ابزارها, سیستمها و آگاه ساختن کارکنان خود در مورد این موضوع که کسب و انتشار دانش بعنوان یک وظیفه مهم سازمانی است , بکار میبرند.

مدیریت دانش ( Knowledge Management )

مدیریت دانش راهکاری سیستمی برای یافتن , فهمیدن و استفاده از دانش برای رسیدن به اهداف سازمانی میباشد.

امروزه بسیاری از سازمانها حجم عظیمی از توان و تمرکز خود را از طریق توسعه ابزارها, سیستمها و آگاه ساختن کارکنان خود در مورد این موضوع که کسب و انتشار دانش بعنوان یک وظیفه مهم سازمانی است , بکار میبرند.

اما برای درک بهتر این مفهوم ابتدا تفاوتهای مابین " داده" (Data) , " اطلاعات" ( Information) و

"دانش" (Knowledge) را مشخص می نماییم.

داده (Data) : عبارتست از رویداد و واقعیتی عینی ( قابل مشاهده ) اما بدون انسجام و پیوستگی. داده در واقع ماده اولیه و خام تولید اطلاعات میباشد که به خودی خود حامل هیچگونه معنی , تفسیر و قضاوتی نمیباشد.

اطلاعات ( Information) : عبارتست از " داده " ای که سازماندهی , طبقه بندی و یا طرح بندی گردیده است. بعبارتی اطلاعات گونه ای از "داده " ها ی مرتب شده , تجزیه و تحلیل گردیده وسپس نمایش داده شده میباشند.

دانش (Knowledge) : دانش مطابق تعریف "داون پورت و پورساک " غنی تر و پرمعناتر از اطلاعات میباشد. این دو محقق دانش را سیالی متشکل از تجارب قاعده مند , ارزشها , اطلاعات با مفهوم ومحتوی وهمچنین نگاه تیزبین متبحرین که چهارچوبی برای ارزیابی و آمیختن تجارب و اطلاعات جدید را مهیا میکند تعریف میکنند.

"دیکسون" دانش را حلقه های معنی داری که انسانها در ذهن خود مابین اطلاعات و کاربرد آن در عمل و در شرایط خاص ایجاد میکنند , تعریف میکند.

اهداف مدیریت دانش

هدف مدیریت دانش , نه مدیریت کل دانش موجود در سازمان , بلکه مدیریت آن بخش از دانش که دارای بالاترین درجه اهمیت برای سازمان میباشد است . این هدف از طریق بکارگیری دانش جمع آوری شده و توانا سازی کلیه نیروهای موجود در سازمان برای دسترسی به آن و استفاده در جهت اهداف سازمانی محقق میگردد.

بنابراین مدیریت دانش مستلزم در اختیار قراردادن اطلاعات صحیح برای افراد صحیح و در زمان صحیح میباشد تا بدین طریق به افراد در جهت ایجاد , انتشار و عمل به صورتی قابل سنجش برای ارتقاء فعالیتهای شخصی و سازمانی کمک کند.

ساختار مدیریت دانش دارای سه عنصر اصلی میباشد :

کارکنان : بعنوان ایجاد کننده , منتشرکننده و استفاده کننده از دانش , تشکیل مجموعه ای را میدهند که فرهنگ سازمانی را جهت خلق و انتشار دانش آماده میسازند.

فرآیند ها : متدهای جذب , ایجاد , سازماندهی , تقسیم و انتقال دانش در سازمان میباشند.

تکنولوژی : مکانیزمی برای ذخیره سازی و مهیا کننده راهی برای دسترسی به "داده ها " , " اطلاعات " و " دانش " خلق شده توسط افراد در موقعیتهای گوناگون میباشد.

کارکنان : در حالیکه هر سه عنصر ذکر شده فوق در موفقیت مدیریت دانش نقش مهمی دارند لکن نقش انسانها از دو مورد دیگر مهمترمیباشد. موفقیت کلی همواره وابسته به تمایل مردم در تقسیم و انتشار دانشی که طی سالهای متمادی کسب کرده اند و برقراری امکانی برای استفاده مجدد از آنها توسط دیگران میباشد. تمایل به اشتراک گذاشتن دانش فردی برای بهره برداری سایرین به طور گسترده ای به اتمسفر و میزان اعتماد موجود مابین پرسنل در سازمان وابستگی دارد. سازمانهای کوچک با پرسنلی کمتر از 150 نفر نیاز به زمان کمتری برای پذیرش و پیاده سازی سیستم مدیریت دانش نسبت به سازمانهای بزرگتر دارند چراکه بطور عمومی پرسنل سازمانهای کوچک, بشکل ساده تری اطلاعات و دانش خود را در اختیار سایرین قرار میدهند و البته این امر بعلت تعدد تماسهای رو در رو با یکدیگر و علاقه بیشتربه دانستن در مورد یکدیگر میباشد. در چنین شرایطی حس اعتماد و ارتباط قویتری مابین پرسنل شکل میگیرد که موجب انتقال بهتر دانش میشود.

در سازمانهای بزرگ , تقسیم و انتشار دانش بعلت تطبیق پذیری پرسنل تنها با همان گروه کوچکی که در آن فعالیت میکنند مشکلتر میباشد چراکه کارکنان علاقه بیشتری برای تعامل در گروه کاری خود دارند تا سایر گروههای موجود در سازمان . بنابراین سازمان باید در جهت خلق محیطی که تقویت کننده شرایط پذیرش اصول مدیریت دانش باشد تلاش نموده و بر اهمیت به اشتراک گذاشتن و انتقال دانش در میان کلیه بخشها تاکید ورزد.

در این میان دو عامل فرآیند و تکنولوژی نیز در اینگونه سازمانها اهمیت بسزایی پیدا میکند.

موفقیت برپایی یک سیستم مدیریت دانش وابستگی بسیار زیادی به علاقه مندی پرسنل در به اشتراک گذاشتن دانش خود دارد. اعتقاد عمومی موجود در افراد مبنی بر اینکه دانش , قدرت آفرین است میتواند موجب کم رنگ نمودن این علاقه مندی گردد. بسیاری از کارکنان از به اشتراک گذاشتن دانش خود برای دیگران طفره میروند چراکه احساس از دست دادن قدرت خود را در کنار عواملی مانند تهدید امنیت شغلی , از دست دادن جایگاه و سمت سازمانی و همچنین کاهش تقاضای سازمان برای حفظ آنها بعنوان یک فرد موثر در سازمان را در این امر تجربه میکنند.

در اینجا وظیفه مدیران سازمان است که با عملکردی پویا از ایجاد چنین اتمسفر منفی در سازمان جلوگیری نمایند, و برعکس نسبت به ایجاد انگیزه های موثر و مشوق در پیاده سازی مدیریت دانش نقش خود را بخوبی ایفاء نمایند.

همانطور که در برخی از سازمانها کارکنانی که دانش خود را در مورد وظایف شناخته شده ی سازمانی در اختیار سایرین قرار میدهند تشویق میگردند.

فرآیند : سازمانها خالق و مجری فرآیند های کسب , ایجاد, سازماندهی , تقسیم و انتقال دانش میباشند. اینگونه فرآیندها شامل موارد ذیل میباشند:

- بررسی و بازرسی دانش برای تعیین موقعیت دانش مورد نیاز سازمان

- ایجاد نقشه ای برای دانش موجود در سازمان برای دسترسی سریع به آن.

- ایجاد انجمنها و گروههای کاری منسجم ویا علاقه مند نمودن به اشتراک گذاشتن دانش ضمنی افراد.

- جمع آوری بهترین تجربیات و درسهای آموخته شده برای به اشتراک گذاشتن.

- مدیریت محتوی دانش موجود برای به روز آوری و اطمینان از صحت آن.

- تشویق یادگیری بعنوان ابزاری برای انتقال و استفاده از دانش.

تکنولوژی : استفاده ازکامپیوتر و تکنولوژیهای ارتباطی روشنگر روشی است که سازمانها برای ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات خود انتخاب مینمایند. چراکه امکان دسترسی آسان , کاهش زمان و نیرو و همچنین فضای مورد نیاز را درپی خواهد داشت.

تکنولوژی مهیا کننده امکانی برای جمع آوری , سازماندهی , ذخیره سازی و امکان دسترسی به دانش صریح در سازمان میباشد. همچنین امکان به اشتراک گذاری اطلاعات مابین کارکنانی که امکان ارتباط رو در رو را ندارند فراهم میسازد. شبکه و کامپیوترها امکان دسترسی سریع به دانش , کاهش زمان و انرژی برای ثبت و نگهداری دانش جاری , وسیله ای برای ارتباط مابین کارکنان , مشتری و شرکاء را فراهم میسازند.

بطور خلاصه , انتقال دانش , فرآیند به اشتراک گذاری دانش مابین افراد است و موثرترین عامل در این امر خواست و علاقه ارائه کننده و پذیرنده آن میباشد.

نویسنده : john Delotte -- تماس با نویسنده مقاله

ترجمه و تلخیص : پویا رسولی ) کارشناس ارشد تجارت الکترونیک (