مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک نظام سازمان یافته ومدیریت منابع (بطور مثال منابع انسانی) می باشد به نحوی که پروژه بایک چشماندازمشخص،کیفیت مشخص،زمان مشخص وقیمت تمام شده مشخص به اتمام برسد. پروژه یک کار موقتی است که فقط یک بارو به منظور ایجادیک محصول مشخص ویا خدمات مشخص انجام می شود.یک پروژه باعث تغییرات مفید ویا ارزش افزوده می شود. خصوصیت موقتی ویک باره بودن پروژه آن را از فرآیندها ویا اعمالی که دائمی ویا نیمه دائمی هستند و ممکن است بارها وبارها محصول مشابه ویا خدمات مشابهی را تولید می کنند متمایز می سازد.مدیریت این دوسیستم کاملاً متفاوت است.وروشهای فنی متفاوتی نیاز دارد. وهمین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.
اولین موضوع در مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنیم که پروژه با محدودیتهای مشخص تعریف شده باشد.
دومین موضوع که می تواند بحث جالبتری نیز باشد ، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان سازی داده های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده پروژه می باشد. یک پروژه یک سری فعالیتهای کاملاً مشخص است که از منابع (مالی،انسانی،مواد،انرژی،فرصت،تدارکات وارتباطات و...) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نماید.

تاریخچه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در زمینه های گوناگون کاربردی شامل ساختمان سازی،مهندسی ودفاعی گسترش یافته است. در ایالات متحده امریکا،پدر مدیریت پروژه، هنری گانت (Henry Gant)است که به عنوان پدر علم برنامه ریزی وروشهای کنترل نیز شناخته شده است. شهرت او به چند عامل بستگی داشته است: اول به خاطر استفاده از گانت چارت که یکی از ابزارهای کنترل پروژه محسوب می شود .دوم به خاطر همکاری با Fredrick Winslow Taylor در تئوری علمی مدیریت ودر نهایت شهرت او به علت مطالعاتش بر روی کار ومدیریت ساختمان کشتی نیروی دریائی بوده است.او در بسیاری از موارد از جمله استفاده از ساختار دسته بندی کسب وکار(WBS)وهمچنین تخصیص منابع پیشگام بوده است.
سالهای 1950به عنوان شروع مدیریت پروژه جدید شناخته شده است. در امریکا در اوایل سال 1950 پروژه ها غالبا به طور خاص براساس گانت چارت وبا روشها وابزارهای غیر رسمی مدیریت می شدند. درآن زمان دو مدل ریاضی برای جدول زمان بندی وجود داشت: 1-فن ارزیابی و بازنگری برنامه یا PERT (Program Evaluation and Re[view] Technique ) که توسط Booz-Alen وHamilton ابداع شد.

روش مسیر بحرانیCPM )Critical Path Method)

این روش با مشارکت دو انجمن Du Pont وRemington Rand به منظور مدیریت پروژه های تعمیر ونگهداری طراحی شد.این روشهای ریاضی به سرعت در بسیاری از شرکتهای خصوصی گسترش یافت. در همان زمان روشهای برآورد قیمت تمام شده،مدیریت هزینه واقتصاد مهندسی توسط Hans Lang ودیگران در حال گسترش بود. درسال1965،انجمن مهندسین هزینه امریکا (که در حال حاضرانجمن بین المللی AACEمی باشد وهدفش پیشبرد علم مهندسی هزینه است)توسط اولین کاربران مدیریت پروژه وانجمن متخصصین برنامه ریزی وبرنامه زمان بندی،برآورد هزینه وکنترل زمان-هزینه تأسیس شد.AACE فعالیتهایش را ادامه داد ودرسال 2006اولین وکاملترین روش برایPORTFOLIO(اوراق بهادار)وبرنامه ریزی ومدیریت پروژه را منتشر کرد.(ساختار کامل مدیریت هزینه) در سال 1969،انستیتو مدیریت پروژهPMI)) به منظور سرویس دهی به صنعت مدیریت پروژه تشکیل گردید.فرضیه PMIاین است که علیرغم کاربردهای گسترده مدیریت پروژه در حوزه های مختلف از پروژه های صنعت نرم افزاری گرفته تا صنعت ساختمان سازی ابزار وروشهای آن مشترک هستند. در سال1981،PMI تصمیم گرفت که یک کتابچه راهنما برای شناخت مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK)منتشر کند این کتابچه شامل استانداردها وراهنمائی های عملی است که در بحث های تخصصی کاربرد فراوانی دارد. در سال 1967،انجمن بین المللی مدیریت پروژه IPMA در اروپا تأسیس شد وآن هم به نوبه خود دستخوش تحولات وپیشرفت هائی گردید و انجمن ICB( Competence Baceline Institute)را تأسیس کرد.تاکید این انجمن بر روی تجارب قابل اعتماد،مهارت های شخصی و تشخیص صلاحیت می باشد.هر دوی این انجمن ها در حال حاضر در تهیه وتنظیم استاندارد ISO برای مدیریت پروژه می باشند.

تعاریف

PMBOK( که به عنوان انستیتو مدیریت پروژه می باشد)مدیریت پروژه را این گونه تعریف می نماید:مدیریت پروژه ابزاری برای شناخت ،مهارت وروش های فنی است تا فعالیتهای پروژه را به نیازهای اصلی (اهداف)پروژه برساند. PRINCE2برنامه ریزی،نظارت وکنترل همه جانبه پروژه وبرانگیختن تمام افراد مرتبط با پروژه به منظور موفقیت پروژه یعنی دست یابی به اهداف پروژه در زمان مشخص ،باقیمت مشخص،کیفیت مشخص وراندمان مشخص PROJECTپروژه یک کار موقتی با تاریخ خاتمه مشخص است که به منظور ایجاد یک محصول منحصر به فرد ویا خدمات مشخص انجام می شود- هدف از اجرای پروژه برآورده کردن ایده ها ویانیازها می باشد DIN69901(سازمان آلمانی جهت استاندارد سازی) مدیریت پروژه یک سری وظائف کامل ،روش ها وابزاری است که در طی اجرای پروژه به کار گرفته می شود.

تعریف کار

مدیریت پروژه مستقیما از مسئولیتهای شخص مدیر پروژه می باشد. مدیر پروژه به ندرت مستقیما در فعالیتهای پروژه که منتهی به تولید محصول می شود شرکت می کند.اما بیشتر می کوشد تا پروژه به خوبی پیشرفت کند، روابط متقابل قسمت‌های مختلف سازنده ومفید باشد به نحوی که احتمال شکست به حداقل خود برسد.مدیر پروژه غالبا نماینده مشتری است که براساس شناخت صحیحی که از مشتری دارد می تواند به خوبی تمامی نیازها وخواسته های اورا مشخص وارائه نماید.توانائی به وجود آوردن انسجام وهماهنگی بین فرایندهای مختلف بخش‌های متفاوت مورد قراداد و ایجاد ارتباط نزدیک وسازنده با نماینده مشتری بسیار اساسی ومهم می باشد.یک مدیر موفق برای اطمینان از اینکه همه عوامل زمان،هزینه وکیفیت و مهم‌تر از همه رضایت مشتری کاملاً شناخته شده باشد باید بتواند کل پروژه را از ابتدا تا انتها ببیند (پیش بینی )کند واین اطمینان را به سایرین به دهد که پیش بینی او محقق می شود. تولید هر نوع محصول ویا ایجاد هر خدمتی شامل ساختمان سازی ،حمل ونقل ،الکترونیک،نرم افزارهای کامپیوتری ،خدمات مالی و.... هر کدام دیدگاهها ی اجرائی ونقطه نظرات خاص خود رادارد که می بایست قبلا توسط مدیر پروژه پیش بینی گردد.

محدودیتهای سه گانه وسنتی

پروژه ها نیز مانند هر کار دیگری محدودیتهای خاص خود رادارا هستند.در مدیریت پروژه این محدودیتها به صورت سنتی شامل چشم انداز،زمان وهزینه می باشند به این سه فاکتور مثلث مدیریت پروژه هم گفته می شود و هر محدودیت نماینده یکی از اضلاع مثلث می باشد همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیتها بر روی سایر عوامل تأثیر می گذارد.در یک تقسیم بندی دیگر می توان کیفیت محصول یا بازدهی را از چشم انداز جداکرد وکیفیت را به عنوان محدودیت چهارم در نظر گرفت. مثلث مدیریت پروژه را می توان برای روابط بین زمان،هزینه وکیفیت نیز در نظر گرفت.(سریع،ارزان وخوب)

مثلث مدیریت پروژه

زمان: منظور از محدودیت زمانی مقدار زمان در دسترس به منظور تکمیل پروژه می باشد. هزینه:منظور از محدودیت هزینه مقدار بودجه در دسترس برای تکمیل پروژه می باشد. چشم انداز: منظور از محدودیت چشم انداز فرآیندهای است که می بایست انجام شود تا نتایج نهائی پروژه به دست آید. این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت های دیگر می شود.مثلاً اگر چشم انداز پروژه (اهداف ویا کیفیت)افزایش یابد طبیعتا زمان وهزینه نیز افزایش می یابند. یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه ها وکاهش چشم انداز می شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان وکاهش چشم انداز می شود. منظور از نظم وانظباط در مدیریت پروژه، تهیه ابزار وروشهائی است که تیم مدیریت پروژه (نه فقط مدیر پروژه)را قادر می سازد که کارهایشان رابادر نظر گرفتن محدودیتها سازماندهی کنند. دیدگاه دیگر در خصوص مدیریت پروژه این است که این سه محدودیت را منابع مالی،زمان ومنابع انسانی در نظر بگیریم.چنانچه شما بخواهید کاررادرزمان کوتاهتری به پایان برسانیدشما می بایست نیروی انسانی بیشتری صرف کنیدکه به نوبه خود باعث افزایش هزینه های پروژه خواهد شد تا آنجائی که باانجام سریع پروژه هزینه ها کاهش می یابد.

زمان

برای تحلیل وبررسی وهمچنین تخمین زمان مورد نیاز برای اینکه یک محصول قابل تحویل تولید شود روشهای گوناگونی وجوددارد.یکی از این روشها این است که فعالیتهای مورد نیاز برای تولید یک محصول قابل تحویل راشناسائی کرده و جدول ساختار شکست WBS))را تنظیم نمائید. در ابتدا می بایست برای هر کدام از فعالیتها زمان موردنیاز راتخمین زده ودر نهایت زمان کل را به دست آورید.فعالیتها می بایست اولویت بندی شده ووابستگی های بین آنها مشخص شود واین اطلاعات در جدول زمان بندی پروژه ثبت گردد.وابستگی های بین فعالیتها می تواند تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه داشته باشد.همچنانکه دسترسی به منابع (محدودیت منابع)نیز تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه خواهند داشت. مدیران پروژه در فاز اجرائی غالبا دوحد نهائی برای جلوگیری از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر می گیرند.زمان محدودیتی است که نه به عنوان هزینه منظور می شود ونه به عنوان منابع بنابراین مدیر پروژه نمی تواند تغییرات آن را کنترل کند.این خصوصیت زمان آن را از سایر منابع وهمچنین قسمت‌های هزینه ای متمایز می سازد.باید متذکر شد که صرف هیچ تلاشی مهم‌تر از تلاش برای کاهش هزینه ها نیست.

هزینه

هزینه های اجرائی یک پروژه به موارد متعددی بستگی دارد که این موارد به طور عمده عبارت‌اند از: کمیت منابع، میزان تلاش،مصالح،مدیریت ریسک(مثلاً تغییر قیمت)،مدیریت ارزش به دست آمده،تأسیسات(ساختمانها ،ماشین الات و...)،تجهیزات، افزایش هزینه ها، هزینه های غیر مستقیم وسودو.... چشم انداز منظوراز چشم انداز اهداف مشخصی است که می بایست در انتهای پروژه به آن برسیم.ویا به عبارت دیگر چشم انداز آن چیزی است که قرار است پروژه به انجام برساندویاتعریف مشخص از نتیجه نهائی پروژه.یکی از مولفه های مهم چشم انداز کیفیت محصول نهائی پروژه می باشد.مقدار زمانی که برای هر فعالیت تعیین می شود ارتباط تنگاتنگی با کیفیت کلی پروژه خواهد داشت. بعضی از فعالیتها برای اینکه به طور مناسبی اجرا شوند به مقدار زمان مشخصی نیاز دارند اما اختصاص زمان بیشتر باعث ارتقا کیفیت می شود.در پروژه های بزرگ کیفیت بالا عامل مهمی بر روی زمان وهزینه می باشد(وبرعکس).در مجموع وبه طور خلاصه می توان همه این محدودیت ها را در یک جمله بیان کرد:زمان مشخص،کیفیت مشخص وبودجه مشخص . در این جا منظور از چشم انداز همان کیفیت پروژه می باشد.

کنترل متغیرهای پروژه

مدیریت پروژه می کوشد تا بر متغیرهای پروژه مانند ریسک غلبه پیداکند ویا آنهارا مهار کند.
ریسک:عامل بالقوه شکست پروژه می توان بر بسیاری از ریسک های منفی (عوامل بالقوه شکست)با برنامه ریزی مناسب وصرف زمان ومنابع غلبه کردویا آنها راازبین برد. بر اساس بعضی تعاریف ( چاپ سومPMBOK)ریسک می تواند حتی جنبه مثبت هم داشته باشد به این معنی که گاهی ریسک یک موقعیت بالقوه است که حتی می تواند باعث به بهره برداری رسیدن پروژه زودتر از حد انتظار شود.مشتریان (اعم از حامیان داخلی وخارجی پروژه) وسازمانهای خارجی (مانند آژانس های دولتی وتعدیل کننده ها) سه عامل مهم زمان ،هزینه وچشم انداز را تعیین می‌کنند.تنها عامل باقیمانده یعنی ریسک می تواند توسط تیم پروژه به صورت ایده آل وبراساس برآورد دقیق وروشهای صحیح برنامه ریزی مدیریت شوند. در طی فرآیند مذاکره وگفتگو باسهامداران اهداف نهائی پروژه در خصوص زمان ،هزینه وچشم انداز وریسک در قالب یک قرارداد مشخص تعیین می شود. به منظور کنترل مناسب این متغیرها یک مدیر پروژه خوب باید دارای شناخت عمیق وتجارب خوبی در مورد چهار حوزه (زمان،هزینه،چشم انداز وریسک)وهمچنین 6حوزه اتحاد،ارتباط،منابع مالی،بیمه کیفیت وبرنامه زمان بندی پیشرفت فیزیکی وهمچنین تدارکات داشته باشد.

دیدگاهها

دیدگاههای متفاوتی برای مدیریت فعالیتهای پروژه وجود داردازجمله : سرعت،تعامل، پیشرفت وفازبندی فارغ از نوع دیدگاه مورد استفاده با عنایت وتوجه خاصمی بایست نتایج،اهداف و وظائف ومسئولیتهای همه افراد مرتبط با پروژه از جمله سهامداران را به طور واضح روشن وشفاف ساخت.

دید گاه سنتی

دیدگاه سنتی 5 مرحله پشت سرهم را برای تکمیل پروژه ضروری می داند.در این دیدگاه لازم است ابتدا 5 مولفه یک پروژه (4 فاز +مرحله کنترل)را در مراحل پیشرفت پروژه تشخیص دهیم. 1- مرحله اولیه پروژه 2- برنامه ریزی یا فاز طراحی 3- اجرای پروژه یا فاز اجرائی 4- نظارت پروژه وسیستم های کنترل 5- فاز تکمیل پروژه لازم به ذکر است که نیازی نیست در همه پروژه ها این 5 مرحله به اتمام برسد. مثلاً در بعضی پروژه ها ممکن است فاز برنامه ریزی ویا نظارت وجود نداشته باشد ودر بعضی پروژه ها مراحل 2و3و4 چندین بار تکرار شود. در خیلی از صنایع از این چند مرحله استفاده می کنند. به طور مثال در طراحی معماری با مصالح بنائی (آجر وملات) پروژه ها از مراحلی چون پیش طراحی، طراحی تصوری (ادراکی)،طراحی شماتیک، طراحی توسعه ونقشه کشی ساختمان و... استفاده می کنند. در نرم افزارهای توسعه،این دیدگاه غالبا به عنوان آبشار توسعه شناخته می شوند.

مختصری در باره Enterprise Project Management 2007

شرکت Microsoft در راستای تکمیل و توسعه قابلیت های نرم افزار MS Project و به منظور ارائه یک راه‌حل جامع مدیریت پروژه به مشتریان مجموعه محصولات نرم افزاری را به همراه چارچوب پیاده سازی آنهاEIF(Enterprise Implementation Framework) در سازمان ها ارائه داده است. این خانواده محصولات نرم افزاری شامل موارد زیر هستند:
• Microsoft Project Professional 2007
• Microsoft Project Server 2007
• Microsoft Project Web Access 2007
• Microsoft Sharepoint Services 2007
• Microsoft SQL server and Analysis services 2007
• Microsoft Project Portfolio Server 2007
برای همه سازمان هایی که MS Project را به دلیل کاربر پسند بودن، سهولت استفاده و قابلیت های یکپارچگی با مجموعه Office برای پاسخگویی به نیاز برنامه ریزی و کنترل پروژه انتخاب کرده¬اند و به دنبال توسعه همکاری اطلاعاتی تیم پروژه، کنترل مدارک پروژه و مدیریت قوی¬تر منابع و گزارش-گیری ساده¬تر و سریع تر از وضعیت پروژه¬هایشان هستند راه حل جامع مدیریت پروژه EPM راه حل ایده¬آل و قابل اعتمادیست که کاهش ریسک پروژه و افزایش بازگشت سرمایه (ROI) را به همراه خواهد داشت.

متدولوژی مدیریت پروژه (قسمت اول)

یکی از بزرگترین چالش‌هایی که فعالیت‌ها در دنیا با آن روبرو هستند، مدیریت مناسب آن‌ها است. به نظر می‌رسد تعریف فعالیت‌ها در قالب پروژه‌های مشخص سبب می‌شود که فرآیند مدیریت آن مشخص تر بوده و بتوان آن‌ها را در چارچوب‌های تعریف شده به انجام رسانید.
پروژه را می‌توان به عنوان یک برنامه تعهد شده با محدوده ابتدا و انتهای مشخص تعریف کرد که در قبال صرف بودجه‌ای معین به نتایج یا محصولات مورد نظر خواهد رسید. هر قسمت یا بخش از پروژه را یک مرحله یا فاز می‌نامیم.
مدیریت پروژه نیز عبارت است از سازمان دهی و اداره نیروهای انسانی برای انجام فعالیت‌های از پیش تعیین شده در قالب برنامه زمانبندی مشخص با هزینه توافق شده، برای رسیدن به اهداف، نتایج و محصولات تعیین شده.
آرزوی تمامی مدیران، موفقیت پروژه است اما نباید فراموش کرد که این امر شانسی نیست بلکه مانند سایر مسئولیت‌ها در جهان مشکلات مربوط به خود را دارد. مدیران پروژه بایستی بر سه وجه مهم یک پروژه تمرکز نمایند تا بتوان آن را یک پروژه موفق دانست.
تحویل به موقع و کارآمد فرآورده‌های پروژه
خارج نشدن از چارچوب هزینه‌های پیش بینی شده
کسب قبولی و رضایت ذینفعان پروژه و حامیان مالی آن با ارایه نتایج و فرآورده‌های با کیفیت
برای مدیریت خوب و موفق یک پروژه بایستی به چهار فاکتور اساسی هزینه، دامنه یا محدوده، زمانبندی و کیفیت که به CSSQ معروف است، توجه نمود.
یک پروژه موفق، مجموعه‌ای است از مدیریت صحیح فناوری، روند و افراد، مشکل در مدیریت صحیح است.
شناسایی دقیق موارد موثر در مدیریت (به هنگام) و (کارآمد) نیاز به تجربه دارد.
متدولوژی‌های مختلفی برای مدیریت پروژه توصیه می‌شود. در برخی موارد مدیران پروژه قسمت‌های مختلف از متدولوژی‌ها را بر اساس تجارب خود با یکدیکر ادغام? و آنها را بومی سازی می‌نمایند.
در ادامه متدولوژی NYS که دارای پنج فاز اصلی به شرح زیر است را توضیح خواهیم داد.
1. ایجاد پروژه
2. شروع و راه اندازی پروژه
3. برنامه ریزی پروژه
4. اجرا و کنترل پروژه
5. خاتمه پروژه
شکل بعد نمایش دهنده فازها و ارتباطات فی‌مابین می‌باشد.

نقش‌ها و مسئولیت‌ها

گروه‌های مختلفی در چرخه حیات یک پروژه درگیر هستند. در ادامه به توضیح برخی از این گروه‌ها پرداخته شده است.
یکی از این گروها که مسئولیت برنامه ریزی و اجرای پروژه را برعهده دارند عبارتند از تیم پروژه که شامل مدیر پروژه و تعدادی از اعضای تیم هستند که بایستی وظایف مشخصی را بر اساس برنامه زمانبندی تحویل دهند.
مدیر پروژه فردی است که مسئولیت اجرای پروژه توسط تیم در زمان مشخص با هزینه تعیین شده و توافق شده را بر عهده دارد. ایشان برنامه زمانبندی پروژه را با همکاری تیم توسعه خواهد داد و اجرای وظایف پروژه توسط تیم را مدیریت خواهد کرد. همچنین مسئولیت گرفتن تایید محصولات تحویل دادنی را از ذینفعان و حامیان پروژه بر عهده دارد.
اعضای تیم پروژه مسئولیت اجرای وظایف و تولید محصولات قابل تحویل را بر اساس برنامه زمابندی تهیه شده توسط مدیر پروژه بر عهده دارند. برای این اعضا بر اساس سطح پروژه تقسیم بندی‌های سازمانی دیگری نیز ممکن است صورت گیرد. به عنوان نمونه برای پروژه‌های بزرگ، برخی از این اعضا به عنوان سرپرست تیم و یا مدیر فنی معرفی خواهند شد.
حامی پروژه مدیری است که علاقه وی نسبت به پروژه قابل اثبات باشد و بتواند مسئولیت تامین منابع پروژه را بر عهده بگیرد. حامی پروژه بایستی تا حد امکان از مدیران عالی رتبه متناسب با سایز و دامنه پروژه باشد. حمایت کننده پروژه وظیفه اجرای فرآیند پیشنهاد پروژه را بر عهده دارد و از اجرای پروژه در سازمان پشتیبانی می‌کند و تصمیم گیر نهایی برای پروژه است. همچنین نقش پشتیبان مدیر پروژه، تایید کننده و یا تصویب کننده محصولات تحویل دادنی اصلی،? امضا کننده و تایید کننده درصد پیشرفت کار برای ورود به مراحل بعدی را بر عهده دارد. وی ممکن است قسمتی و یا تمام مسئولیت‌های خود را به فرد دیگری تفویض نماید.
تیم پیشنهاد پروژه یک گروه مسئولیت دار برای آماده سازی پیشنهاد پروژه در فاز ایجاد می‌باشد که توسط حامی پروژه سازماندهی می‌شود.
کمیته انتخاب پروژه شامل افرادی از سازمان مجری پروژه هستند که وظیفه بررسی پیشنهادهای ارایه شده و انتخاب یک پروژه برای فاز شروع و راه اندازی پروژه را بر عهده دارند.
مشتریان شامل واحدهای تجاری هستند که نیازمندی محصول یا خدمات را برای افرادی که جزو تیم توسعه پروژه هستند، مشخص می‌نمایند. مشتریان می‌توانند هر سطحی از سازمان از قبیل هیات مدیره تا کارمندان را پوشش دهند.
با توجه توضیحات فوق، در ادامه به معرفی شرح یک پروژه به همراه نقش‌های تعریف شده و چارت سازمانی مورد نظر آن برای یک پروژه کوچک به عنوان نمونه آورده شده است.

شرح پروژه

ایجاد آزمایشگاه تحقیقات امنیت به عنوان یک پروژه از نوع کوچک.
- نقش‌های تیم پروژه
- حامی پروژه - نماینده عالی رتبه برای تعیین سیاست و استانداردهای پروژه
- مدیر پروژه - فردی که مسئولیت توسعه و اجرای پروژه را بر عهده دارد
- عضو فنی - تحلیلگر فناوری
- عضو واحد خرید - دستیار خرید
- عضو واحد برنامه ریزی - مدیر پشتیبانی

چارت سازمانی

مدیریت پروژه، ضرورت و مراحل آن
مدیریت پروژه مجموعه‌ای است از ابزارها و تکنیکها که وقتی به کار برده شوند، شما را در بهتر نمودن نتایج پروژه‌تان یاری می‌کنند. در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می‌گیرند به طوری که این فعالیت‌ها بر اساس تقدم/تاخر خاص و در بازه‌های زمانی معین و با هزینه و کیفیتی از پیش تعیین شده اجرا گردند.
اداره کردن یک پروژه بدون استفاده از مدیریت پروژه شبیه به بازی فوتبالی است که بدون داشتن طرح بازی انجام شود. مربی تیمی بازیکنانش را جمع کرده و به آنها می‌گوید :"ما باید در این بازی برنده شویم. پس هر کاری که می‌توانید در زمین بازی انجام دهید." این تیم چقدر شانس برنده شدن دارد؟ مسلماً خیلی زیاد نیست.

مثال‌هایی از یک پروژه:

اموری نظیر: تعمیرات اساسی یک پالایشگاه هر دو سال یکبار، پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، تشکیل یک سمینار، تالیف و انتشار یک کتاب، راه اندازی یک کارخانه، تولید یک محصول جدید، اجرای یک برنامه فضایی و هزاران امر دیگر که توسط انسان انجام می‌گیرند، هر یک به خودی خود یک پروژه‌اند.

لزوم برنامه‌ریزی پروژه :

معمولاً تاخیر در اتمام به موقع یک پروژه سبب افزایش هزینه‌های آن می‌شود. این افزایش به دلایل اصلی زیر صورت می‌گیرد:
1- بخاطر ارزش زمانی پول و افزایش نرخ تورم، قدرت خرید بودجه پروژه از بین می‌رود.
2- معطل ماندن منابع 0شامل نیروی انسانی و تجهیزات) و عدم بکارگیری آنها در پروژه های دیگر.
3- دیر رسیدن پروژه به زمان سوددهی یا بهره‌برداری که به هزینه سود از دست رفته معروف است.
4- افزایش هزینه‌هایی مثل اجاره محل، بیمه و انرژی که با طولانی شدن زمان پروژه افزایش می‌یابند.
توجه به نکات فوق و سایر اثرات زیانبار ناشی از عدم اتمام به موقع پروژه‌ها، لزوم برنامه‌ریزی و کنترل آنها را با استفاده از روش های علمی آشکار می‌سازد.

مراحل انجام یک پروژه :

مرحله 1- مطالعات توجیهی (feasibility study)
مرحله 2 – مرحله طرح و برنامه‌ریزی: طراحی تفضیلی (detailed design)
مرحله 3- مرحله اجرا (implementation,construction)
مرحله 4- مرحله پایانی (اختتام)

1-مطالعات توجیهی :

یک نظریه یا فکر یا خواسته است که توسط شخصی یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می‌گردد. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه‌گذاری نماید ابداع می‌شود.
در ابتدا سوال مهمی مطرح می‌شود که آیا این پروژه (که فعلاً در حد ایده است) انجام شود یا خیر. مطالعات مرحله 1 که عناوینی همچون (مطالعات توجیهی یا امکان سنجی) و (فاز یک) نیز به آن اطلاق می‌گردد، برای پاسخ به سوال مزبور انجام گیرد.
پس باید پروژه قبل از برنامه‌ریزی برای اجرا از نظر (امکان پذیر بودن) و (اقتصادی بودن) مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرد.
چنانچه پروژه‌ای به یکی از این دو لحاظ (یا هر دو) توجیه‌پذیر نباشد، آن پروژه مردود اعلام می‌شود و انجام نخواهد شد.
برای توجیه فنی پروژه (امکان پذیر بودن پروژه)، امکان انجام پروژه به لحاظ دانش فنی و تکنولوژی مورد نیاز مورد مطالعه قرار می‌گیرد. فرآیند بررسی اقتصادی پروژه نیز با استفاده از روش‌ها و شاخص‌های مربوط انجام می‌گردد. توجیه فنی و اقتصادی پروژه، مستلزم شناسایی، جمع‌‌آوری اطلاعات و طراحی‌های کلی و مقدماتی پروژه است.
در صورتی که نتیجه مطالعات نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگن شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و ... امکان پذیر بوده و از نظر اقتصادی هم مقرون به صرفه باشد، آنگاه انواع گزینه‌های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.
(بدیهی است که فعالیت‌های اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه‌ها بوده و شامل جزئیات نمی‌باشد).
بسته به نوع پروژه، مطالعات توجیهی آن ممکن است، ساده باشد و در مدت زمان اندکی انجام شود یا پیچیده و گسترده باشد و در مدت زمان قابل توجهی پایان پذیرد.
برای نمونه، این مطالعات برای پروژه احداث یک اسکله برای کشتیهای بزرگ، یک سد و نیروگاه عظیم، یک مجتمع کشت و صنعت بزرگ و ... به مدت زمانی در حدود یک تا 3 سال (یا در مواردی حتی بیش از 3 سال) نیاز دارد.
در این گونه موارد، مطالعات مرحله یکم خود به دو بخش (مرحله صفر و مرحله یک) تفکیک می‌گردد؛ بدین معنی که به جای آنکه بررسی‌های کامل مطالعات توجیهی انجام شود، ابتدا در مرحله صفر، اطلاعات مختصر و تقریبی از هر یک از گزینه‌های مطرح برای پروژه جمع آوری می‌شود، مطالعات اولیه و مقدماتی صورت می‌گیرد و با توجه به چشم انداز کلی و تقریبی‌یی که از هر یک به دست می‌آید، بهترین گزینه انتخاب و مطالعات توجیهی برای آن آغاز می‌گردد. مدت زمان و هزینه مصرفی برای مطالعات مرحله صفر، بسیار کمتر از مطالعات توجیهی است. برای مطالعات مرحله صفر، عناوین دیگری مانند فاز صفر، مطالعات شناسایی و مطالعات امکان سنجی مقدماتی (prefeasibility study) نیز به کار می‌رود.
باید توجه داشت که در بسیاری از کشورها، قوانین و مقررات بخصوصی از سوی دولت برای اجرای صحیح و دقیق مراتب مرحله یکم پروژه‌ها تدوین شده است.
در اغلب موارد، پروژه‌های دولتی وقتی قابل بررسی تامین اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقیق بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد.

2-مرحله طرح و برنامه‌ریزی :

در مرحله طراحی تفصیلی باید جزئیات پروژه به حدی روشن شود که اجرای آن در مرحله بعد بدون ابهام عملی باشد.
کلیه اجزای پروژه به طور دقیق طراحی می‌شود و نقشه‌های اجرایی مربوط تهیه می‌گردد. قابل توجه است که در این مرحله، نقشه‌ها در سه سری تهیه می‌شوند. نقشه‌های سری اول که نقشه‌های ساده نامیده شده‌اند، عمدتاً نشان دهنده مشخصه‌هایی از طرح ه در فاز یکم تائید شده‌اند می‌باشند. نقشه‌های سری دوم که نقشه‌های کامل نامیده شده‌اند، بر اساس نقشه‌های ساده سری اول، ولی با جزئیات کامتلری تهیه شده‌اند. با این حال، هنوز دارای آن مقدار از جزئیات نیستند که پیمانکار بتواند به راحتی با مراجعه به این نقشه‌ها، کلید عملیات ساخت را اجرا نماید. سری سوم، نقشه‌هایی هستند که کامل بوده و جزئیات طرح در آن مشخص بوده و به نقشه‌های کارگاهی (اجرایی) معروف‌اند.
هر گاه به هر دلیل، مدت زمان بین مطالعات مرحله ا و 2 بیش از حد متعارف طولانی شود، این امر ممکن است باعث ایجاد تغییراتی در برخی از موارد از جمله هدف یا اهداف، شرایط و وضعیت عوامل فنی موثر و همچنین عوامل و شرایط اقتصادی همچون قیمت و ... گردد چنین تغییراتی ممکن است در نتایج توجیه فنی و اقتصادی پروژه تاثیر بگذارند.
از این رو در چنین مواردی باید پیش از ورود به مرحله طراحی تفصیلی، آن قسمت از مواردی که احتمال تغییر در آنها وجود دارد، دوباره مورد بررسی قرار گیرد و مطالعات توجیهی، به هنگام (Up to date) گردد.
مثال: فردی تصمیم می‌گیرد یک کارخانه تولید فرش ماشینی احداث کند. بر اساس مطالعاتی که برای پروژه به عمل می‌آید، معلوم می‌شود که مکان، دانش فنی و تکنولوژی مورد نیاز برای تولید فرش دست یافتنی است و شاخص‌های اقتصادی محاسبه شده نیز نشان می‌دهد که این پروژه به لحاظ اقتصادی توجیه دارد. بنابراین می‌توان گفت توجیه فنی و اقتصادی پروژه در نتیجه مطالعات مرحله یکم به اثبات رسیده است.
اینک اگر به دلیلی پروژه در همین نقطه متوقف شود و پس از گذشت چند سال دوباره بخواه راه‌اندازی گردد، به منظور حصول اطمینان از پایدار ماندن توجیه فنی و اقتصادی آن باید مروری بر مطالعات انجام شده صورت پذیرد. برای مثال اگر در چند سال گذشته واحدهای تولیدی فرش مشاینی و در نتیجه عرضه فرش ماشینی در بازار افزایش یافته باشد، فروش محصولات پروژه مورد نظر مشکل‌تر می‌شود و سودآوری آن کاهش می‌یابد به طوری که این موضوع، شاخص‌های اقتصادی پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد یا حتی ممکن است پروژه در این حالت توجیه اقتصادی نداشته باشد.

3-مرحله اجرا:

پس از انجام طراحی تفصیلی، عملیات اجرایی پروژه شروع می‌شود. عملیات اجرایی، مبتنی بر نقشه‌ها، اسناد و مدارکی که در مطالعات مرحله دوم تهیه شده انجام می‌گردد.
در فاز سوم، هدف این است که پیشرفت کارهای پروژه مطابق با برنامه‌ها و اصول کیفیت‌های تعیین شده در فاز دوم به مرحله عمل درآیند. مسلم است که در این فاز، سازمان اجرایی به مراتب بزرگتر از سازمان‌هایی که در فازهای قبلی پروژه فعالیت داشتند، خواهد بود.

4-مرحله پایانی :

مرحله پایانی پروژه‌ها را می‌توان به خودی خود پروژه نامید.
در اغلب موارد مشاهده شده است که در مرحله پایانی و تحویل پروژه، پیچیدگی مسائل بین پیمانکار، دستگاه نظارت و صاحب کار (کارفرما) به حد اعلای خود رسیده و کار تحویل موقت و آغاز بهره‌برداری از سیستم را به تعویق انداخته است.
چنین شرایطی باعث خواهد شد که سرمایه به کار گرفته شده برای مدتی بدون استفاده مانده و از سوی دیگر پیمانکار نیز به علت درگیری و وابستگی به پروژه نتواند از منابع و امکانات خود در سایر پروژه‌ها استفاده کند. در مرحله پایان فاز سوم (فاز اجرایی) معمولاً کاربرد نیروی انسانی و تجهیزات روند کاهش داشته و بنابراین بر عهده پیمانکار است که در این مراحل، با برنامه‌ای دقیق و حساب شده، پرسنل و تجهیزات خود را که در پروژه کاربرد ندارند به کاری دیگر بگمارد.


تهیه کنندگان: عبدالامیر کربلایی و شیما کربلایی
منبع : راسخون