امروزه برقراری تماسهای صوتی به صورت گروهی برای ارسال پیامهای گوناگون تبلیغاتی و اطلاع رسانی، مورد توجه بسیاری از شرکتهای خدماتی از جمله شرکتهای هواپیمایی، بخش رزرواسیون هتلها، بانکها، شرکتهای مخابراتی و غیره قرار گرفته است. معمولا برقراری اینگونه تماسها به منظور ارائه اطلاعات مهم به افراد، برای زمان خاصی برنامه ریزی می شود.
مسلما شما به عنوان یک کاربر پیامهای صوتی به صورت گروهی، توانسته اید با اطلاع رسانی به موقع، از اعتراض مسافران مبنی بر از دست دادن پرواز خود به دلیل تغییر ساعت پروازها بکاهید. اما آیا از سایر مزیتهای این سیستم نیز آگاهی دارید؟ در این مقوله نکاتی به منظور بهره وری بیشتر از سیستم پخش پیام صوتی به صورت گروهی ارائه می شود.

1. اعلام مشخصات شرکت تماس گیرنده
به محض این که فرد مورد نظر تلفن را پاسخ می دهد، صدای گویا بلافاصله پس از سلام، بلافاصله نام شرکت تماس گیرنده را باید اعلام کند. با این عمل، نه تنها مشتری غافلگیر و شگفت زده نمی شود، بلکه با هوشیاری و دقت بیشتری به متن پیام گوش می کند. به عنوان مثال، اگر پیام در مورد تغییر ساعت پرواز باشد، کافیست در ابتدا عنوان شود که این تماس از طرف شرکت هواپیمایی ... درخصوص اطلاعات مهمی از شماره پرواز .... یا شماره رزرواسیون.... صورت گرفته است. با این روش فرد آنسوی خط کاملا برای دریافت پیام آماده خواهد بود.

2. بلافاصله برای برقراری مجدد تماس اقدام نکنید.
اگر تماس پاسخ داده نشود یا به هر دلیلی قطع شود، بلافاصله یا پس از چند دقیقه برای برقراری تماس مجدد اقدام نکنید، زیرا اگر فرد قادر به پاسخگویی بود، در همان تماس اول این کار را انجام می داد . در نتیجه تماس مجدد شما برای وی مزاحمت ایجاد خواهد کرد.به همین دلیل توصیه می شود تماس بعدی را حداقل 30 دقیقه بعد برنامه ریزی کنید.

3. متنی کوتاه و مفید انتخاب کنید.
پیام مورد نظر باید کوتاه و مفید باشد و سریعا به اصل موضوع بپردازد. این امر نه تنها به پاسخ دهنده تماس، که به شرکت تماس گیرنده از نظر صرفه جویی در زمان و در نتیجه هزینه تماس کمک شایانی می کند. همچنین امکان تکرار یا تایید دریافت پیام با فشردن یک کلید، بایستی در انتهای پیام گنجانده شود و نه در ابتدای آن.

4. تحلیل گزارش تماسها
بسیاری از فروشندگان سرویسهای ارسال پیام صوتی به صورت گروهی، یک سیستم گزارش دهی قوی دارند که به صورت آنلاین کار می کند و ازطریق آن کاربران می توانند تک تک تماسهای ورودی و خروجی را آنالیز کنند. این گزارش گیری به منظور اهداف زیر صورت می پذیرد:

تعیین شماره هایی که در حین تماس قطع شده اند
بررسی زمان برقراری تماس برای تماسهای از پیش برنامه ریزی شده
بررسی مدت زمان مکالمات انجام شده
تعداد نظرات ثبت شده، در صورتی که سیستم نظرسنجی فعال باشد
و بسیاری موارد کاربردی دیگر
تمامی این اطلاعات در هدفمند کردن و ثمربخشی ارسال اینگونه پیامهای صوتی در آینده تاثیر بسزایی خواهند داشت.

5. بازخورد
همیشه تلاش کنید بعد از هر تماسی از فرد پاسخگو بازخورد (Feedback) دریافت کنید. حتی یک تاییدیه ساده با فشردن یکی از دکمه های تلفن می تواند بازخوردی به منظور دریافت پیام، درخواست دریافت پیامهای آتی و یا کیفیت خدمات رسانی باشد. این عمل به کاهش تماسهای ناموفق یا پاسخ داده نشده کمک شایانی خواهد کرد.

6. همواره از قانون عدم تماس با شماره های خاص (NDNC) پیروی کنید.
در بسیاری از کشورها شماره تلفنهایی وجود دارند که نباید با آنها تماس گرفت. به این شماره ها در اصطلاح NDNC میگویند که به معنای "مردم تماس نگیرید" است. از این قانون پیروی کنید. به خاطر داشته باشید، در صورت عدم رعایت این قانون، ارسال پیام از سوی شما spam تلقی شده و در آینده فرد یا شرکت مورد نظر، سایر پیامهای مهم خود را چه از سوی شما و چه از سوی سایر تماس گیرندگان از دست خواهد داد. مهمتر از همه این که اینگونه تماسهای آزاردهنده باعث مزاحمت فرد میشود و در نتیجه ذهنیتی منفی نسبت به سیستم اتوماتیک تلفن گویا ایجاد می کند. بنابراین پیروی از قانون NDNC می تواند بسیار موثر باشد.
امید است با پیروی از این نکات شما نیز بتوانید از سیستم ارسال پیامهای صوتی به صورت گروهی بهره بیشتری ببرید.

مترجم: آماریس حکمت، محمد سهرابی
درباره نویسنده/مترجم:
محمد سهرابی کارشناس ارشد مدیریت اجرایی، کارشناس تجارت الکترونیک، مشاور در زمینه مدیریت مبنی بر تکنولوژی و همچنین نویسنده و مترجم مقالات در زمینه تجارت و بازاریابی الکترونیک، سیستمهای تلفنی کامپیوتری و مدیریت ارتباط با مشتریان می باشد.