کاربران اینترنت و سایر شبکه های داخلی به منظور ارسال نامه های الکترونیکی از امکانات و روش های متعددی استفاده می نمایند . مسئولیت ارسال ، دریافت و سایر عملیات مرتبط با نامه های الکترونیکی به برنامه هائی با نام " سرویس گیرندگان پست الکترونیکی " واگذار شده است . مهمترین تفاوت بین این نوع نرم افزارها ، بخش رابط کاربر آنان بوده و هسته عملیاتی آنان در اکثر موارد مشابه یکدیگر عمل می نماید . صرفنظر از این که شما از کدام نرم افزار به منظور ارسال و یا دریافت Email  استفاده می نمائید ، می بایست در زمان خواندن نامه های الکترونیکی ، دقت لازم به منظور حفاظت خود و سایر افراد موجود در لیست تماس را انجام داد .

نحوه عملکرد برنامه های سرویس گیرنده پست الکترونیکی
هر آدرس Email  از دو بخش اساسی تشکیل می گردد : نام کاربر و نام Domain . زمانی که شما قصد ارسال یک Email برای یکی از دوستان خود را داشته باشید ، سرویس دهنده Domain شما می بایست با سرویس دهنده Domain دریافت کننده، ارتباط برقرار نماید .
فرض کنید آدرس Email شما YourName@FirstTest.com  باشد و قصد دارید یک Email را برای یکی از دوستان خود که دارای آدرس YourFriend@SecondTest.com می باشد ، ارسال نمائید . پس از فعال نمودن دکمه send موجود در برنامه سرویس گیرنده پست الکترونیکی ، سرویس دهنده ای که Domain شما را host نموده است (  FirstTest.com) ، آدرس Email را بررسی  نموده و در ادامه با سرویس دهنده ای که Domain دریافت کننده را host  کرده است ( SecondTest.com )، ارتباط برقرار نموده تا به وی اطلاع دهد دارای پیامی برای شخصی است که دارای یک آدرس Email بر روی آن Domain است . پس از برقراری ارتباط ، سرویس دهنده مسئول host دریافت کننده ، نام کاربر و آدرس Email نامه دریافتی را بررسی نموده و آن را به صندوق پستی مربوطه هدایـت می نماید .

تنوع در برنامه های سرویس گیرنده پست الکترونیکی
همانگونه که اشاره گردید به منظور ارسال و دریافت Email از برنامه های سرویس گیرنده پست الکترونیکی و سرویس های مختلفی استفاده می شود که هر یک دارای اینترفیس مختص به خود می باشند . برخی از برنامه های فوق مبتنی بر وب و برخی دیگر  به صورت Stand-alone بوده  که از یک رابط کاربر گرافیکی استفاده می نمایند و تعدادی دیگر ، برنامه هائی مبتنی بر متن می باشند :

  • برنامه های مبتنی بر وب  (  hotmail   ،  Yahoo! Mail  )

  • برنامه های Stand-alone مبتنی بر گرافیک( Eudora ، Outlook ، Outlook Express،Pegasus،Thunderbird  )

  • برنامه های مبتنی بر متنPine  )

نحوه انتخاب یک برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی
یک برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی معمولا" همزمان با نصب سیستم عامل بر روی کامپیوتر شما نصب می گردد . شما می توانید در صورت تمایل یک و یا چندین  برنامه دیگر را بر روی سیستم خود نصب نمائید . به منظور انتخاب یک  برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی پارامترهای متعددی بررسی می گردد  : 

  • امنیت : آیا برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی تامین کننده اهداف امنیتی در خصوص ارسال ، دریافت و مطالعه نامه های الکترونیکی می باشد ؟ نحوه برخورد وی با ضمائم یک نامه الکترونیکی به چه صورت است ؟ در صورتی که با داده های حساس و مهم سروکار داشته باشید ، آیا برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی دارای امکاناتی به منظور استفاده از امضای دیجیتال و یا رمزنگاری پیام ها می باشد ؟

  • محرمانگی : در صورتی که از یک برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی مبتنی بر وب استفاده می نمائید ، آیا سیاست های آنان در رابطه با نحوه برخورد با داده ها را مطالعه نموده اید ؟ آیا این نوع برنامه ها دارای گزینه هائی به منظور فیلتر نمودن اسپم می باشند ؟

  • عملکرد صحیح : آیا برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی به درستی اقدام به ارسال ، دریافت و تفسیر پیام ها می نماید ؟

  • اعتماد پذیری : آیا به برنامه های سرویس دهنده پست الکترونیکی مبتنی بر وب می توان اعتماد داشت و آنان همواره قابل استفاده خواهند بود و یا این که سرویس دهنده همواره دارای مشکلات خاص خود است ( پشتیبانی،  مسائل امنیتی ، حجم بالای کاربران و ... ) .

  • در دسترس بودن : آیا تمایل به استفاده از email خود از طریق هر کامپیوتر را دارید؟

  •  استفاده آسان : آیا برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی دارای منوها و گزینه هائی است که امکان یادگیری و استفاده از آنان آسان است ؟

  • جذابیت و گیرائی : آیا بخش رابط کاربر برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی دارای جذابیت و گیرائی لازم می باشد ؟

هر برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی از یک روش خاص به منظور سازماندهی ( ارسال ، ذخیره سازی ، حذف و ... ) نامه های الکترونیکی  استفاده می نماید .

آیا می توان بر روی یک کامپیوتر چندین برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی را نصب نمود ؟
شما می توانید  بیش از یک برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی را بر روی کامپیوتر خود نصب نمائید . برخی از  آدرس های Email  که توسط مراکز ISP  و یا محل کار در اختیار شما گذاشته می شود ، صرفا" از طریق کامپیوتری که بدین منظور پیکربندی می گردد ، قابل دستیابی و استفاده خواهند بود . به منظور خواندن نامه های الکترونیکی می توان از هر نوع برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی استفاده نمود .در صورتی که دارای بیش از یک برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی بر روی کامپیوتر خود می باشید ، می بایست یکی از آنان را به عنوان پیش فرض انتخاب نمائید . زمانی که بر روی لینک موجود در یک صفحه وب  و یا یک پیام الکترونیکی کلیک می نمائید ، برنامه سرویس دهنده پست الکترونیکی پیش فرض ، فعال خواهد شد .
اکثر تولیدکنندگان برنامه های سرویس گیرنده پست الکترونیکی ، امکان Download  را از طریق سایت خود در اختیار کاربران قرار می دهند .  قبل از Download  هر نوع فایلی از طریق اینترنت می بایست بررسی لازم در خصوص هویت و اعتبار سایت مورد نظر انجام شود .
در صورت تمایل ، می توان از یک Email رایگان  که توسط  برخی برنامه های سرویس دهنده پست الکترونیکی مبتنی بر  وب ارائه می گردد( نظیر یاهو و hotmail )  ، استفاده نمود . با توجه به این که نگهداری و پشتیبانی از این نوع آدرس های Email  بر روی سرویس دهندگان مراکز ارائه دهنده این نوع خدمات انجام می شود ، امکان دستیابی به Email از طریق هر کامپیوتری وجود خواهد داشت .