۱۰ نکته برای اداره مذاکره دشوار در کسب و کار

10 نکته برای اداره مذاکره دشوار در کسب و کار» همه ما یک صدای درونی داریم که به ما می گوید چه زمانی احتیاج به یک مذاکره دشوار با فردی در کسب و کارمان داریم. مذاکره ای که اگر اتفاق بیفتد، زندگی را در محل کار برای خودمان و برای هر کس دیگری در تیم، بهبود می بخشد. از طرفی ترس، این صدای درونی را غرق می کند و مانع برقراری مذاکره می شود. یعنی اینکه فرد متخلف، به عملکرد کمتر از استاندارد، از دست دادن فرجه های زمانی، ایجاد تعارضات بین فردی و نمایش رفتار غیر متعارف خود ادامه خواهد داد.

پیامد به انجام نرساندن مذاکرات ناخوشایند، هزینه بردار است. مطالعه CPP INC درباره کشمکش های کاری نشان داد که کارمندان در ایالات متحده ۲.۸ ساعت در هفته درگیر کشمکش ها هستند. ۳۳ درصد از کارمندان گزارش دادند که این کشمکش ها موجب حمله و مصدومیت فردی شده و ۲۲ درصد گزارش دادند که سبب مریضی و غیبت از کار می شود. ۱۰ درصد گزارش دادند که دلیل شکست پروژه مستقیماً به دلیل این کشمکش هاست. مطالعه دیگر توسط Psychometrics در کانادا نشان داد که ۳۲ درصد کارمندان به طور منظم درگیر کشمکش ها و تعارضات هستند. مطالعه Study by Accenture وضعیتی به مراتب وخیم تر را نشان می دهد. این مطالعه نشان داد حتی در این شرایط اقتصادی چالش برانگیز، ۳۵ درصد کارمندان داوطلبانه شغلشان را به دلیل سیاست های داخلی ترک می کنند.

اداره مذاکرات دشوار در کسب و کار، نیازمند توانایی و یکدلی افراد با یکدیگر است. اما در نهایت شما باید شجاعت این را داشته باشید که پیش قدم شده و انجامش دهید. هرچه بیشتر به طور مستقیم با این مشکل برخورد داشته باشید، در آینده بیشتر به آن عادت خواهید کرد.

از راهکارهای زیر برای انجام این گونه مذاکرات استفاده کنید :

۱ -درباره مشکل واضح باشید.

قبل از اینکه برای مذاکره آماده شوید باید دو سؤال را از خودتان بپرسید:

دقیقاً چه رفتاری موجب ایجاد مشکل شده است؟ و این رفتار بر روی شما، تیم یا سازمان چه تأثیری داشته است؟ باید برای خودتان همه چیز روشن باشد، بنابراین می توانید مشکل را در سه یا چهار جمله کوتاه بیان کنید. در غیر این صورت در زمان مذاکره ریسک عوض شدن موضوع وجود دارد. نداشتن تمرکز بر روی موضوع اصلی، مذاکره را از خط خارج کرده و قصد شما از بین می رود.

۲- هدفتان را بشناسید.

می خواهید با این مذاکره به چه چیزی دست یابید؟ خروجی مورد علاقه شما چیست؟ چه چیزهایی غیرقابل مذاکره است؟

وقتی تصمیم گرفتید که چه اهدافی را دنبال کنید، آنگاه برنامه ریزی کنید که چگونه مذاکره را به پایان برسانید. بدون اشاره واضح به موارد موردنظر، مذاکره را تمام نکنید. فرد موافق به انجام چه چیزی است؟ شما متعهد به انجام چه حمایتی هستید؟ چه موانعی ممکن است باعث شود این عمل مناسب، اتفاق نیفتد؟ برای از بین بردن این موانع شما توافق کردید چه کارهایی را انجام دهید؟

۳- اتخاذ یک طرز فکر

مدت زمان کوتاهی برای منعکس کردن نگرش خود از وضعیت و فرد مورد نظر بگذارید. تصورات از پیش پنداشته شما درباره آن چیست؟ طرز فکر شما تفسیر و واکنشتان از پاسخ های فرد دیگر را تعیین می کند. بنابراین با برداشتی درست به چنین مذاکره ای نزدیک شوید. یک دکتر خوب قبل از نوشتن نسخه، موقعیت را تشخیص می دهد. این موضوع می تواند برای رهبر یک کسب و کار نیز کاربرد داشته باشد. قبل از نزدیک شدن به پایانی که در ذهنتان است اجازه دهید مخاطب حرف هایش را بزند، حتی اگر تمام مدارک واضح باشد و دلیل برای طفره رفتن وجود نداشته باشد. رهبر خوب سرگشاده است و در هر موقعیتی در جست وجوی حقایق بزرگ تر است. خروجی چنین روشی می تواند شما را شگفت زده کند.

۴ مدیریت احساسات

احتمالاً همه ما با این فکر بزرگ شده ایم که احساسات باید پشت در بماند و می دانیم این یک رویکرد قدیمی است که در کسب و کار امروز دیگر معتبر نیست. به عنوان یک رهبر وظیفه شما است که در مذاکره، احساسات را بفهمید و مدیریت کنید.

رابرت پلوچیک (Robert Plutchik) استاد دانشگاه آلبرت انیشتن چرخی از احساسات ساخته بود تا نشان دهد که احساسات یک مسیر را طی می کند و ابتدا با دلخوری شروع شده و می تواند به عصبانیت و در حالت های شدید به خشم برسد. می توانیم با آگاهی از آن از خدشه وارد شدن به کرامت فرد دوری کنیم و با آن ها با احترام رفتار کنیم، حتی اگر کاملاً مخالفشان باشیم.

۵ -برای سکوت کردن راحت باشید.

زمان هایی وجود خواهد داشت که سکوت اتفاق می افتد، برای پر کردن آن با کلمات عجله نکنید. همان طور که سکوت بین نت های موسیقی به ما کمک می کند که از موزیک لذت ببریم، سکوت های دوره ای در مذاکره به ما اجازه می دهد که آن چیزی که گفته شده بود را شنیده و پیام ها را درک کنیم. سکوت همچنین اثر آرام بخش دارد و می تواند به ما کمک کند که بهتر ارتباط برقرار کنیم. برای مثال اگر شما برونگرا هستید، احتمالا با سکوت راحت نیستید، زیرا شما می توانید در هنگام حرف زدن فکر کنید. این موضوع، اینکه چقدر شما پشت سر هم حرف زده اید بدون اینکه به فرد مقابل اجازه ابراز داده باشید، درک می شود مخصوصاً اگر آن فرد درون گرا باشد. درون گراها می خواهند قبل از حرف زدن فکر کنند. پس صبر کرده و به او زمان بدهید، مطمئن باشید به خروجی بهتری خواهید رسید.

۶ -حفظ روابط

رهبری که هوش هیجانی بالایی دارد، همیشه حواسش هست تا خسارت های ناخواسته را کم کند. سال های زیادی طول می کشد تا در روابط خود بین افراد پل بسازیم، اما همین پل ها می توانند در یک لحظه از بین بروند.

۷ -سازگار باشید.

مطمئن شوید که هدف شما عادلانه است و از رویکرد سازگار استفاده می کنید. برای مثال، اگر کارمندتان فکر کند که شما مجموعه ای از قوانین برای وی دارید و مجموعه متفاوتی برای دیگران، آنگاه شما استثنا قائل شده اید. هیچ چیزی یک رابطه را مانند حس نابرابری فرسوده نمی کند. کارمندان حافظه بلندمدتی درباره این دارند که شما شرایط را در گذشته چگونه اداره می کردید. در رویکرد رهبری خود به دنبال سازگاری باشید زیرا ما به رهبرانی اعتماد می کنیم که سازگار هستند.

۸- تقویت مهارت های حل برخورد

کشمکش بخش طبیعی تعامل انسانی است. مدیریت مؤثر کشمکش ها یکی از مهم ترین مهارت های رهبر در هر کسب و کاری است. چند جمله مفید که در این موقعیت ها خودشان را ثابت کرده اند در دست داشته باشید.

۹- انتخاب مکان مناسب برای مذاکره

دعوت از  افراد ممکن است بهترین استراتژی نباشد. در قلمرو خودتان نشسته اید، پشت میز خودتان، تعادل قدرت سمت شما بسیار بالا است. حتی یک حرکت ساده زبان بدن همانند این که به سمت طرف مقابلتان خم شوید به جای تکیه دادن به صندلی، می تواند یک پیام نامحسوس از قصد مثبت شما باشد یعنی اینکه: در این موضوع ما با هم هستیم و بیا مشکل را حل کنیم تا محیط کاری بهتری داشته باشیم. قرار ملاقات را در یک مکان بی طرف همچون اتاق ملاقات بگذارید تا بین شما میزی وجود نداشته باشد و بتوانید بدون هیچ مانعی مجاور یکدیگر بنشینید.

۱۰-بدانید که چطور می خواهید شروع کنید.

بعضی از افراد مذاکره را به دلیل عدم آگاهی از نحوه شروع، کنار می گذارند. بهترین راه شروع، استفاده از رویکرد مستقیم است. آقای اکبری می خواهم درباره اتفاقی که در قرار ملاقات امروز صبح وقتی که آقای محمدی درباره مهلت از دست رفته پرسید حرف بزنم، بیا فردا برای حرف زدن قهوه ای با هم بخوریم. یا  خانم معبودی می خواهم درباره نگرانی که نسبت به مشتریان VIP دارم حرف بزنم، فردا قراری برای حل مشکل بگذاریم.

دوستانه بودن یک رویکرد، معتبر و قابل احترام است. شما نمی خواهید افراد را با غافلگیر کردن موضوع صحبت به دام بیاندازید. مطمئن شوید که تُن صدای شما سیگنال مباحثه می دهد تا تفتیش، جست و جو می دهد تا تنبیه.

با استفاده از این ۱۰ راهکار ذکر شده می توانید بسیاری از کشمکش های محل کار را کاهش داده و برای حل تعارضات راه حل های موثرتری بیابید.

منبع : http://modirno.ir