یکی از مشکلات پیش روی crm ها، کیفیت ضعیف داده ها و اطلاعات است که اغلب ناشی از عدم مدیریت اطلاعات می باشد و همین امر منجر به کناره گیری فروشندگان از crm می گردد. زمانی که کارمندان از سوابق و اطلاعات نادرست استفاده کنند، اشتباهات آنان هزینه های صرف شده در خرید crm را به هدر می دهد. در مقابل اطلاعات تمیز و قابل استفاده اجرای صحیح و درست crm را فراهم می آورد. داده های تمیز به داده های قابل استفاده گفته می شود که با ورود اطلاعات به سیستم crm آغاز می شود. ابزار و شیوه هایی وجود دارد که می توانید برای تمیز کردن داده های CRM در پایگاه های داده موجود پیاده سازی کنید و اطمینان حاصل کنید که داده های جدید به درستی وارد سیستم می شوند.

اینکه بدانیم کدام فرمت برای ورود اطلاعات جدید، مناسب است، یک گام بزرگ برای حفظ یکپارچگی داده هاست، اما به تنهایی کافی نیست. داده های تکراری مشکلی در CRM است و اغلب هنگام وارد کردن داده ها از برنامه های دیگر و یا سهل انگاری کاربران بوجود می آید. چند شیوه که می توانید برای مقابله با داده های تکراری در CRM استفاده نمائید، وجود دارد.

قبل از افزودن یک نام جستجو کنید. قبل از اضافه کردن یک مخاطب جدید، شرکت یا سازمان، کارکنان باید یک جستجوی سریع در CRM انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که قبلا وجود نداشته است. اگر اطلاعات مورد نظر وجود داشت، کارمند باید رکورد موجود را ثبت نماید، به جای اینکه یک رکورد جدید برای یک فرد یا سازمان، ایجاد کند.

نرم افزار CRM از ثبت سوابق تکراری ناگزیرست. قوانین خاصی وجود دارد که کارکنان می توانند هنگام حذف موارد تکراری، ادغام  یا حذف داده ها، پیروی کنند.

مشاهده دو پرونده با نام یکسان، دلیل کافی برای ادغام و یا حذف آن نیست. بعضی از نام ها همه گیر و رایج هستند . بنگاه های املاک نیز می توانند نام های بسیار مشابه داشته باشند. هر کارشناس crm، میبایست با اطمینان از اینکه داده ها را بی دلیل، تغییر نمی دهد، اطلاعات را درج نماید.

بهترست به جای پاک کردن، چندین نمونه از یک رکورد مشابه را ادغام نمائید. یک شخص، سازمان یا شرکت احتمالا آدرس های ایمیل یا شماره تلفن های مختلفی دارد. تمام اطلاعات تماس را در یک رکورد ثبت کنید.
در صورت شک و تردید، بپرسید. هنگامی که با یک رکورد تکراری مواجه شدید، یکی از آن را کاربر دیگری وارد کرده است، قبل از هر کاری، برای تأیید جزئیات قبلی از آن فرد پرس و جو نمائید.

حذف داده ها بسیار مهم تر از ورود اطلاعات است. هنگام حذف اطلاعات با ارزش و حیاتی از جمله شماره های تماس و آدرس ایمیل کاربران باید بسیار محتاط باشید.

کارکنان جدید نیز باید برای آشنایی با قوانین ورود اطلاعات در CRM آموزش ببینند. این موضوع  حتی فراتر از آموزش CRM می باشد. تمیز کردن داده های CRM وابسته به  کارکنانی است که به طور معمول اطلاعات را وارد می کنند.

CRM های تخصصی اغلب شامل ویژگی هایی هستند که مدیریت داده ها را بسیار ساده تر می کنند، ورود اطلاعات آسان، گزارش گیری سریع، یکپارچگی داده ها از این دست می باشد.