آیا می توانید مطمئن باشید که داده های حساس کسب وکار که در برنامه های مدیریت فروش آپلود می شود، امنیت دارد؟ این 5 سؤال را قبل از واگذاری اطلاعات کسب و کار به ارائه دهندگان خدمات در نظر بگیرید.

1- کدام داده ها جمع آوری می شوند؟

به منظور ارائه خدمات مؤثر، نرم افزارهای تجاری نیاز به دسترسی به اطلاعات حساس شرکت مانند اطلاعات مشتریان، لیست قیمت محصولات و مشخصات پرسنل دارند.  هر چه اطلاعات جامع تر ارائه شود، دسترسی های بعدی، دقیق تر خواهد بود.

بنابراین بسیار مهم است که شرکت ارائه دهنده نرم افزار، امنیت داده ها را جدی بگیرد.

2- داده ها متعلق به چه کسی است؟

داده هایی که شغل و فعالیت های شما را توصیف می کند متعلق به شما هستند، حتی اگر در اختیار شرکت ارائه دهنده خدمات باشد.

با این وجود عاقلانه است که با شرکتی که نرم افزار مدیریت فروش را تهیه می کنید قرارداد ببندید که:

 

• داده ها فقط به منظور خدمتی که تعهد می کنند، مورد استفاده قرار می گیرد.
• ارائه دهنده خدمات به نیازهای منحصر به فرد شما برای دستیابی به داده ها پایبند است.
• داده ها با شرکت/ شخص سوم به اشتراک گذاشته نمی شود.

به این ترتیب، شما حداکثر کنترل خود را حتی اگر توسط یک ارائه دهنده خدمات تضمین شود، بر داده های خود حفظ می کنید.

3- داده ها چگونه مدیریت می شود؟


ارائه دهندگان خدمات داده های حساس را در اختیار دارند، بنابراین بسیار مهم است که:
 

• فقط اطلاعات لازم جهت ارائه خدمات برای ارائه خدمات خاص در اختیار آنها قرار گیرد.
• فقط کارمندان ارائه دهنده خدمات که در ارائه آن سرویس خاص مشارکت می کنند، اجازه بهره برداری از اطلاعات مربوطه را دارند.
• ارائه دهنده خدمات، کنترل های فنی لازم برای اطمینان از محرمانه بودن، یکپارچگی و در دسترس بودن اطلاعات شما را در دست دارد.

4- داده ها چگونه ذخیره می شود؟

داده ها نه تنها هنگام کار بلکه هنگام ذخیره نیز، باید به درستی محافظت شوند. آیا ارائه دهنده خدمات شما می تواند تضمین کند که:

 

• داده های شما به صورت جداگانه ذخیره می شود، تا با داده های سایر مشتریان اشتباه نگیرد؟
• پشتیبان گیری (backup) داده های شما به درستی محافظت می شود؟
• کارمندان ارائه دهنده خدمات، دسترسی محدود و ضروری به اطلاعات دارند؟
• داده هایی که دیگر ارتباطی با ارائه دهنده خدمات ندارد، حذف شده است؟
• آنها از سرویس های ابری برای ذخیره اطلاعات شما استفاده می کنند؟

5- چگونه اطمینان می کنید که ارائه دهنده خدمات امنیت داده های شما را جدی می گیرد؟


آیا ارائه دهنده خدمات برای حفظ امنیت داده های شما با استانداردهای بین المللی مطابقت دارد؟ می توانید گواهینامه های معتبر از آنها درخواست کنید. صدور گواهینامه به این معنی است که داده های شما امن است.