مدیریت پروژه

امروزه یکی از نقاط ضعف سازمان‌‌های پروژه محور عدم مدیریت صحیح در ارتباطات پروژه می‌باشد.
تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از 50% از زمانی که صرف مدیریت پروژه می‌گردد مربوط به ارتباطات درون پروژه‌ای می‌باشد.
یکی از مهمترین توانمندی‌‌های مدیران پروژه، مدیریت ارتباطات صحیح در تمامی بخش‌های پروژه می‌باشد.

آیا می‌توان با مدیریت بهتر ارتباطات در پروژه، به بهره‌وری بالاتر در طول مدت انجام یک پروژه دست یافت؟
در شرکت‌هایی که انجام پروژه به طور کامل یا حتی انجام بخش‌هایی از یک پروژه در دستور کار قرار می‌گیرد، مدیریت ارتباطات بین اجزاء، افراد و شرکت‌‌های مرتبط، حائز اهمیت می‌باشد. در این شرایط علاوه‌بر شخصیت‌‌های حقیقی و حقوقی، پروژه هم یک شخصیت مستقل پیدا می‌کند و ارتباط تمام افراد، بخش‌‌ها و سازمان‌‌ها با این شخصیت مستقل، اهمیت بسیاری دارد. اساساً در این نرم‌افزار CRM، تمامی تعاملات و ارتباطات یک پروژه (با ویژگی‌های کاملاً مشخص و تعریف شده) قابل ثبت و پیگیری خواهد بود.
مجموعه‌ی این اطلاعات وقتی که در کنار اطلاعات پرسنل یک سازمان و تعاملات آن‌‌ها با مشتریان و ارتباطات با مشتریان قرار می‌گیرد این امکان را به مدیریت می‌دهد تا در هر پروژه به مجموعه‌ای از تحلیل‌‌های اثربخش دست یافته و در نهایت با تکیه بر مستندات بتواند تصمیم‌‌های درست در جهت کاهش هزینه یا افزایش بهره‌وری را اتخاذ نمایید.

مزیت‌‌های استفاده از این نرم‌افزار در سازمان شما:

1. کاهش هزینه‌‌های پروژه
   .
2. سرعت در ارتباطات پروژه
   .
3. دقت در انتقال اطلاعات یبن عوامل پروژه
   .
4. مستندسازی کلیه ارتباطات هر پروژه

در زیر ویژگی‌‌های بخش‌هایی از این نرم‌افزار را بررسی می‌نمائیم:

فیلد‌‌های زیر برای ثبت هر پروژه قابل تعریف هستند:

1. کد پروژه
   .
2. عنوان پروژه
   .
3. وضعیت پروژه (شروع نشده، در حال انجام، تمام شده و...) (قابل تعریف توسط کاربر)
   .
4. نوع پروژه (ساختمانی، راه سازی، سد سازی و...) (قابل تعریف توسط کاربر)
   .
5. نوع ساختمان (قابل تعریف توسط کاربر)
   .
6. نوع سقف (قابل تعریف توسط کاربر)​
   .
7. مکان انجام پروژه (کشور، استان، شهر، منطقه)
   .
8. فیلد‌های ارتباطی پروژه (با قابلیت تعریف به هر تعداد نامحدود) شامل: تلفن فکسو
   .
9. اهداف پروژه
   .
10. میزان اعتبار
    .
11. حجم بتون ریزی
    .
12. درصد پیشرفت (نمایش به شکل نموداری)
    .
13. رتبه‌بندی دستی
    .
14. نحوهٔ آشنایی
    .
15. گروه‌بندی
    .
16. تاریخ شروع
    .
17. تاریخ پایان پروژه
    .
18. تاریخ تحویل
    .
19. تعداد فاز پروژه
    .
20. تعداد واحد‌‌های پروژه
    .
21. توضیحات پروژه
    .
22. نوع خدمات و محصولات مورد نیاز پروژه
    .
23. خدمات و محصولات قابل پیشنهاد به پروژه
    .
24. تعریف کارشناس ویژهٔ پروژه
    .
25. تعریف ریسک‌های پروژه
    .
26. قابلیت ضمیمه‌ی فایل به پروژه

1. پرسنل خاص پروژه
   .
2. کارفرما
   .
3. پیمانکار
   .
4. مشاورین
   .
5. آزمایشگاه
   .
6. سهامداران

و یا هر نقش دیگری که توسط کاربر تعریف شده باشد.

ثبت ارتباطات در هر پروژه می‌تواند مدیریت کار‌ها و عوامل پروژه را با دقت و سرعت بیشتر میسر نماید. کلیهٔ افراد مرتبط با سازمان که دسترسی برای ورود به برنامه را دارند می‌بایست هرگونه ارتباط خود را ثبت و ذخیره نمایند.

1. موضوع ارتباط
   .
2. شخص برقرار کننده ارتباط
   .
3. انواع روش‌های ارتباطی
   .
4. زمان ارتباط (تاریخ و ساعت ارتباط)
   .
5. کالا یا خدمت متناسب با ارتباط برقرار شده به تعداد نامحدود و توضیحات ارئه شده
   .
6. نتایج حاصل شده در ارتباطات هر پروژه
   .
7. اثر ارتباط
   .
8. امکان Attach فایل ارتباطی در هر ارتباط در پروژه
   .
9. توضیحات کلی این ارتباط

با کلیک راست بر روی نقش‌‌های هر پروژه امکان تعریف ارتباطات در قبال آن پروژه را خواهید داشت.

به همین ترتیب امکان ثبت وظیفه در قبال نقش‌‌های موجود برای هر پروژه وجود دارد.
هر یک از کاربران نرم‌افزار سی ار ام به محض ورود، کلیه کار‌های خود را در کارتابل روزانه مشاهده میکنند. تمامی وظایف هر شخصی در دسته‌های مختلفی قابل نمایش است: وظایف امروز، وظایف آتی، وظایف سررسیده انجام نشده، وظایف تکمیل شده، وظایف ارجاع شده به کاربر و وظایف ارجاع داده به دیگر کاربران.
جهت تعریف وظیفه روزانه کاربر مربوط به هر پروژه فیلد‌های زیر پر می‌شوند:

1. کد (به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد)
   .
2. عنوان وظیفه
   .
3. نوع وظیفه
   .
4. وضعیت وظیفه
   .
5. اولویت وظیفه (بالا، متوسط، پایین)
   .
6. شخص مرتبط (شخصی که بایستی با وی تماس حاصل شود)
   .
7. عنوان پروژه‌ای که این وظیفه مربوط به آن می‌باشد.
   .
8. زمان شروع (تاریخ و ساعت)
   .
9. زمان ارجاع (تاریخ و ساعت)
   .
10. زمان سررسید (تاریخ و ساعت) که بایستی وظیه در آن زمان انجام شود.
    .
11. زمان یادآوری (تاریخ و ساعت)
    .
12. نام شخص ارجاع‌دهنده‌ی کار
    .
13. نام شخص مسئول انجام کار که وظیفه به وی ارجاع داده شده است.
    .
14. درصد تکمیل
    .
15. زمان تکمیل
    .
16. نتیجه‌ی وظیفه
    .
17. توضیحات
    .
18. تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی وظایف راحت‌تر انجام خواهد گرفت)
    .
19. تعیین اولویت (به طور مثال در وظایف با اولویت بالا تعدادی از وظایف بایستی ابتدا انجام گیرند)
    .
20. امکان نمایش وظایف در قالب نمودار گانت‌چارت

مشخصاتی که نرم‌افزار بر روی آن‌ها آلارم می‌دهد و می‌توان باتوجه به آن مجدداً با عوامل پروژه ارتباط برقرار نمود:

1. در هنگام ارجاع یک وظیفه به یک کاربر
   .
2. در هنگام تکمیل شدن وظایف ارجاعی که به ارجاع‌دهنده آلارم داده می‌شود
   .
3. در صورت عدم تکمیل یک وظیفه ارجاع شده در زمان سررسید که به ارجاع‌دهنده و ارجاع‌شونده آلارم داده می‌شود
   .
4. تاریخ یادآوری وظایف
   .
5. تاریخ تأسیس شرکت
   .
6. تاریخ اتمام قرارداد
   .
7. تاریخ سررسید اقساط
   .
8. تاریخ سررسید چک‌ها

که این تاریخ‌ها می‌توانند با استفاده از ارسال‌های گروهی نرم‌افزار و متون پیش‌فرض به افراد و شرکت‌ها اطلاع‌رسانی شوند.

هر یک از اشخاص و شرکت‌ها (پرسنل شرکت، پیمانکاران، مشاوران، ناظران و...) که قصد استفاده از نرم‌افزار را داشته باشند با سطح دسترسی تعیین‌شده می‌توانند از بخش‌های مختلف نرم‌افزار استفاده کنند. تن‌ها کافی است نام کاربری، رمز عبور و الگوی دسترسی ایشان تعریف شود.
2 نوع سطح دسترسی در نرم‌افزار سی آرام تعریف می‌باشد:

در سطح دسترسی به فرم‌ها، برای هر الگوی دسترسی و در نتیجه برای کلیه کاربران عضو در این الگو، نحوه دسترسی به این فرم تعیین می‌شود. این دسترسی‌‌ها شامل:

1. دسترسی به ورود رکورد جدید
   .
2. دسترسی به ویرایش رکود‌‌های قبلی
   .
3. دسترسی به حذف منطقی
   .
4. دسترسی به حذف فیزیکی
   .
5. دسترسی به گزارش‌ها
   .
6. دسترسی به آمار
   .
7. دسترسی به تعیین کارشناس مربوطه
   .
8. دسترسی به ارسال‌ها
   .
9. دسترسی به خروجی‌‌های Excel و Word
   .
10. دسترسی به چاپ
    .
11. دسترسی به غیر فعال سازی رکوردها

سطح دسترسی به رکوردها:

1. در صورتی که دسترسی بر مبنای کارشناس مربوطه باشد، در این صورت کاربر فقط به رکوردهایی دسترسی دارد که این کاربر به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشد.
   .
2. در صورتی که دسترسی بر مبنای الگوی مربوطه باشد، در این صورت کاربر به کلیهٔ رکورد‌هایی دسترسی دارد که این کاربر، به عنوان کارشناس مربوطه آن تعیین شده باشند.

نرم‌افزار CRM پروژه محور طلوع، امکان تهیهٔ گزارش بر حسب تمامی پارامتر‌های ورودی را دارد. انواع گزارشات در موجودیت‌‌های مختلف قابل تعریف و دسترسی هستند. این گزارشات در قالب گزارشات داده‌ای و یا نموداری در اختیار کاربران قرار می‌گیرند. هر گزارش دارای یک فرم گزارش است، که کاربر می‌تواند با تعریف شرایط و فیلترینگ‌‌های مورد نظر خود، گزارش مورد نیاز را بگیرد.
نمونه گزارشات آماده در این نرم‌افزار:

1. گزارشات مربوط به شرکت‌ها
   .
2. گزارشات مربوط به اشخاص
   .
3. گزارشات مربوط به ارتباطات
   .
4. گزارشات مربوط به پیش‌فاکتور
   .
5. گزارشات مربوط به وظایف
   .
6. گزارشات مربوط به تاریخچه رکوردها

داشبورد نرم‌افزار سی آر ام دارای قابلیت‌‌های زیر می‌باشد:

1. قابلیت چینش بلاک‌‌ها توسط هر کاربر
   .
2. قابلیت تعریف سطح دسترسی بلاک‌‌ها برای هر الگوی دسترسی
   .
3. قابلیت باز کردن و یا بستن بلاک‌ها
   .
4. قابلیت ایجاد بلاک‌‌های گرافیکی از بخش گزارشات
   .
5. قابلیت بروزرسانی بلاک‌ها
   .
6. قابلیت نمایش بلاک‌‌ها از یک ستون تا چهارستون در صفحه
   .
7. قابلیت تعریف یادداشت روزانه برای هر کاربر
   .
8. قابلیت دسترسی به تقویم و ماشین حساب

برای ارسال SMS به نام مخاطبان گروه مدنظر خود و قالب پیام را انتخاب و نسبت به ارسال اقدام نمائید.
بعد از ارسال SMS‌ها ارتباطی به صورت اتوماتیک برای این شخص/شرکت ثبت می‌گردد. جهت ارسال SMS می‌توان از Account سایت‌های سرویس دهنده استفاده نمود.