شاخص RFM، یک پارامتر کمّی است که مبتنی بر رفتارهای مالی مشتری محاسبه می‌شود. برای محاسبهٔ این شاخص، هر کسب‌وکار می‌بایست جداول زیر را که نرم‌افزار CRM در بخش تنظیمات RFM وجود دارد تکمیل نماید.

جدول R یا فاصلهٔ زمانی از آخرین مشتری

.

.

رتبهٔ 1 یا کمترین رتبه یعنی مشتریانی که مدت زمان زیادی از ما خرید نکرده‌اند. به عبارت دیگر از آخرین فاکتور آن‌ها مدت زمان زیادی گذشته است. این رتبه حداکثر زمانی است که ممکن است برای خرید مشتریان متصور شویم.
برای مثال در یک سوپرمارکت که مشتریان معمولاً هفتگی خرید می‌کنند این رتبه می‌تواند روی عدد ٣65روز تنظیم شود؛ یعنی پایین‌ترین مرتبه به مشتریانی داده می‌شود که سالی یکبار از سوپرمارکت ما خرید می‌کنند.

رتبه‌ٔ 5 یا بهترین رتبه روی عدد ٧روز تنظیم می‌شود و این بدین معنی است که مشتریانی که هر هفته یا کمتر از ٧روز از آخرین فاکتورشان گذشته باشد بالاترین رتبه را دارند.

همچنین رتبه‌های ٢، ٣ و 4 می‌توانند بین مقادیر ٧روز و ٣65روز تنظیم شوند.
مثلاً

.

.

بعضی از مشاوران کسب‌وکار در یک ارزیابی سختگیرانه مقادیر فوق را برای یک سوپر‌مارکت بین ٧ الی ٩٠روز تنظیم می‌نمایند و مشتری‌ای که ٣ماه خرید نکرده است را، از دست رفته یا اطلاق می‌نامند.

جدول F یا تعداد دفعات خرید

.

.

تعداد دفعات خرید یک مشتری در 5سطح می‌تواند مورد ارزیابی قرار گیرد؛

- شاخص ١: پایین‌ترین ارزشکه می‌تواند حداقل عدد یک قرار گیرد.

- شاخص 5: این رتبه به بهترین مشتری داده می‌شود یعنی یک جایگاهی که می‌تواند ایده‌آل تصور شود.

برای مثال در یک سوپرمارکت این عدد می‌تواند عدد ١٠٠٠دفعه (با رتبه‌ی 5) تنظیم شود.
مقادیر 2 (یعنی 50بار خرید کرده است)، 3 (یعنی 300بار خرید کرده است) و 4 (یعنی 500بار خرید کرده است) نیز می‌توانند بین عدد ١ و 5 تعیین شوند.

جدول M یا حجم کل خرید​

.

.

کل حجم خرید مشتری از زمان اولین فاکتور تا الان در جدول فوق رتبه‌بندی می‌شود.
کمترین کل حجم خرید در رتبهٔ ١ قرار می‌گیرد و بالاترین کل حجم خرید در رتبهٔ 5 قرار می‌گیرد.
(جدول شمارهٔ 3 متناسب برای سوپرمارکتی‌ها می‌باشد)

توضیحات تکمیلی راجع به نحوهٔ تحلیل شاخص مشتریان در مقالهٔ شاخص LRFM چیست؟ را دنبال کنید.