وای ...  من فرصت ثبت اطلاعات در نرم افزار crm   را ندارم

جمله فوق چیزی بود که در زمان آموزش و راه اندازی نرم افزار crm در شرکت دقیق فرآیند شنیدیم

بله منشی شرکت به عنوان یکی از پرسنل شرکت که می بایست فعالیت ها و ارتباطات خود را در نرم افزار crm ثبت می کرد به شدت از اضافه شدن یک کار به کارهای قبلی ابراز نگرانی می کرد و سعی می کرد این حس را به نحو ممکن منتقل نماید .

این اولین چالش در زمان استقرار نرم افزار crm در سازمان ها می باشد .

راهکار چیست و چه باید کرد؟

آیا چون کارکنان ما احساس می کنند فرصت ثبت اطلاعات را ندارند این کار را رها کنیم؟

و یا ....

در شرکت دقیق فرآیند چند موضوع به دقت مورد بررسی قرار گرفت

اولا در زمان ثبت یک مشتری و یا ارتباط یک مشتری چقدر است؟ برای این کار از کورنومتر گوشی موبایل استفاده کردیم . فکر می کنید برای ثبت یک مشتری جدید چقدر مصرف شد؟ 35 ثانیه

خانم منشی توانست فقط با 35 ثانیه یک شرکت جدید را در نرم افزار crm ثبت نماید .

فرم های دیگر هم به همین صورت ...

 جالب این بود که زمان های مرده و غیرقابل استفاده در طول یک روز از مجموع زمان های صرف شده برای ثبت اطلاعات بسیارکمتر بود و این موضوع را همه پرسنل و کارکنانی که با نرم افزار crm کار کردند بعد از چند هفته  تایید نمودند.

2. سررسیدها و کاغذهای یادداشت از روی میزها جمع شد .

کارکنان فروش هر کدام دارای چند سررسید از امسال و سال های قبل در کشو داشتند و با استعانت از حافظه خود به یکی از اینها مراجعه و با ورق زدن به بخشی از حافظه سازمانی دسترسی پیدا می کردند .

پیدا کردن اطلاعات که فقط در دسترس همین کارشناس فروش است وقت زیادی را تلف می کرد. با حذف سررسیدها از روی میز همه آلارم ها وظایف و پیگیری های بعدی در سیستم ثبت شد و در زمان مشخص  ، در کارتابل کارشناس معین  ، فعال شده و به نمایش گذاشته شد .

همکنون پرسنل و کارکنان این شرکت ، خود از مدافعان به کارگیری این سیستم می باشند.

همین کار زمان بسیاری را در سازمان ذخیره کرد و از اتلاف وقت پرسنل جلوگیری شد.

جالب این است که بدانید با انجام همین دو کار ساده حجم زیادی از اطلاعات در سیستم ثبت گردید و مدیریت از دریافت گزارش روزانه از تک تک کارشناسان فروش و بازاریابی بی نیاز شد. چرا که همه پرسنل به صورت آنتایم و آنلاین همه فعالیت های خود را در سیستم ثبت می نمایند و مدیریت در هر زمان از روز که نیاز به دریافت گزارش داشته باشد می تواند آن را دریافت نماید.