اطلاعات و داده‌های یک شرکت ممکن است بسیار گسترده و پیچیده باشند، به‌طوری‌که گاهی مدیریت و تحلیل آن‌ها مانند پیدا کردن سوزنی در انبار کاه است. حتی پس از ورود و پردازش داده‌ها در سیستم CRM، بسیاری از شرکت‌ها از امکانات مناسب برای تقسیم‌بندی و طبقه‌بندی داده‌های خود استفاده نمی‌کنند. اغلب کسب‌وکارها بهره‌برداری کامل و بهینه از CRM را نادیده می‌گیرند و تنها از قابلیت‌هایی مانند مدیریت تماس‌ها، کاربران، معاملات و فروش استفاده می‌کنند. شاید دلیل این موضوع آن باشد که عمیق‌تر شدن در اطلاعات تماس برای آن‌ها فرایندی پیچیده و زمان‌بر به نظر می‌رسد.

در این میان، بسیاری از کاربران سیستم‌های CRM نمی‌دانند که ویژگی ساده‌ای مانند " برچسب‌گذاری (Tagging)" ، علی‌رغم ظاهر کوچک و ساده‌اش، می‌تواند ابزاری قدرتمند برای مدیریت و سازمان‌دهی داده‌ها باشد. اگر این قابلیت به درستی و به‌صورت کامل در یک سیستم CRM استفاده شود، کاربران می‌توانند اطلاعات خود را به‌صورت طبقه‌بندی‌شده و منظم مشاهده کنند و بهره‌وری خود را در مدیریت داده‌ها افزایش دهند.

برچسب‌گذاری در CRM ابزاری برای داده‌کاوی هوشمند

در یک سیستم CRM که داده‌کاوی و تحلیل اطلاعات اهمیت زیادی دارد، برچسب‌گذاری می‌تواند نقشی کلیدی ایفا کند. با استفاده از این قابلیت، کاربران می‌توانند داده‌های خود را در بخش‌های مختلفی مانند کمپین‌ها، تیکت‌ها، پاسخ‌های خودکار و موارد دیگر دسته‌بندی کنند. در ادامه، به بررسی روش‌های استفاده بهینه از قابلیت برچسب‌گذاری در CRM می‌پردازیم:

1. برچسب‌های عمومی و پرکاربرد ایجاد کنید (تگ‌های تکراری ممنوع!)

در اولین گام، برچسب‌های عمومی و پایه‌ای را به تمام مخاطبان خود اضافه کنید. این برچسب‌ها می‌توانند در دسته‌بندی اولیه داده‌ها بسیار مؤثر باشند و به شما تصویری کلی از اطلاعات مشتریان بدهند. سپس، می‌توانید برچسب‌های سفارشی را بر اساس نیازهای خاص کسب‌وکار خود اضافه کنید. نکته مهم این است که از تعریف برچسب‌های تکراری خودداری کنید. این اشتباه معمولاً زمانی رخ می‌دهد که کاربران برچسب‌های سفارشی را بدون هماهنگی با موارد عمومی تعریف می‌کنند. پیش از ایجاد هر برچسب، دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که برچسب‌های مشابه وجود ندارند.

2. برچسب‌گذاری در مراحل کلیدی

یکی از بهترین روش‌ها برای جداسازی و سازمان‌دهی داده‌ها، افزودن برچسب‌ها در مراحل مهم کسب‌وکار است. این برچسب‌ها باید برای رویدادها و فرآیندهای حیاتی، اولویت‌بندی شوند و بلافاصله اعمال گردند. چنین رویکردی به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مرتبط با مشتریان و فرآیندهای خود را در لحظات حساس به‌راحتی در دسترس داشته باشید

3. ایجاد برچسب‌ها بر اساس کلمات کلیدی مرتبط

پیش از ایجاد هر برچسب، بهتر است یک مورد کسب‌وکاری مرتبط تعریف کنید. استفاده از کلمات کلیدی مانند "کنسل شد"، "ناموفق"، یا سایر کلمات مشابه، دسته‌بندی داده‌ها را آسان‌تر می‌کند. این کار باعث می‌شود تا برچسب‌ها بر اساس منطق و اهداف مشخص تعریف شوند و از ایجاد برچسب‌های تصادفی جلوگیری شود.

4. ایجاد یک لیست اصلی از برچسب‌ها (Master Tag List)

برای جلوگیری از سردرگمی و تکرار برچسب‌ها، پیشنهاد می‌شود یک لیست اصلی از برچسب‌ها در CRM ایجاد کنید. این لیست باید برای تمام اعضای تیم قابل مشاهده باشد و هرکسی بتواند از آن استفاده کند. در چنین حالتی، اگر یکی از اعضا نیاز به فیلتر کردن داده‌ها داشته باشد، به جای تعریف برچسب جدید، از برچسب‌های موجود استفاده خواهد کرد. این رویکرد تکرار برچسب‌ها را کاهش داده و نظم بیشتری به داده‌ها می‌بخشد.

با استفاده صحیح و بهینه از قابلیت برچسب‌گذاری در CRM، می‌توانید داده‌های خود را به شکل مؤثرتری سازمان‌دهی کنید، فرآیندهای کسب‌وکارتان را ساده‌تر کنید و در نهایت بهره‌وری تیم خود را افزایش دهید. برچسب‌ها ابزارهای کوچکی هستند که می‌توانند تغییرات بزرگی در مدیریت داده‌ها ایجاد کنند .

مدیریت داده ها کار دشواری است و CRM مدیریت آن را به میزان قابل توجهی آسان می نماید. با این حال، اگر برچسب ها به طور بهینه افزوده شوند، این مدیریت می تواند بطور قابل توجهی بهبود یابد. اطمینان حاصل کنید که روی برچسب هادر CRM نظارت دارید و اجازه ندهید از کنترل تانخارج شوند. شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که برچسب ها برای درک ساده هستند. اگر شما یک کاربر CRM معتبر هستید، بنابراین به راحتی می توانید برروی برچسب های خود را در مدیریت وظایف، مدیریت تماس و موارد دیگرهدایت و نظارت داشته باشید.همچنین می توانید با کمک برچسب های از پیش تعریف شده سرعت و دقت را در روند کارهای خود افزایش دهید.

تتهیه و تنظیم: محمدرضا آرانی - کارشناس موفقیت مشتریان

منبع:https://www.agilecrm.com/blog/crm-tags-power-user