شاید در آغاز یک کسب و کار، برنامه اکسل کاربردی و جواب گوی نیاز های ما باشد حتی صرفه جویی در هزینه ها تلقی شود. اما با گسترش کسب و کارست که محدودیت های اکسل نمایان می شود از جمله اینکه در برنامه اکسل دسترسی همزمان چند کاربر به یک فایل امکان پذیر نیست، مشاهده حجم زیادی از اطلاعات دشوار بوده و برای تمامی انواع مشاغل کارایی ندارد، در حالیکه نرم افزار CRM همه این قابلیت ها را یکجا دارد.

اکسل تا زمانی ایده آل است که دیگران بر روی داده ها و اطلاعات شما کار کنند. امروزه در سرتا سر جهان، شرکت ها و کسب و کارهای خرد و کلان برای مدیریت ارتباط با مشتریان خود از نرم افزار CRM استفاده می کنند. بعبارتی crm فروش این اجازه را میدهد که برای هر یک از مشتریان (شرکت یا شخص) یک پروفایل ایجاد کنید، تماس برقرار کنید، ایمیل ارسال کنید. گزارش بگیرید، وظیفه تنظیم کنید و فایل به اشتراک بگذارید.

 معایب اکسل:

اکسل به عنوان بدترین ابزار crm در جهان معرفی شده است، زیرا برای اهداف crm طراحی نشده است. در اکسل به راحتی می توانید اطلاعات مشتریان و اطلاعات تماس آنان را وارد نمائید. اما تا کجا می توانید پیش روید؟ اکسل تا چه حد کمک تان می کند، مشتریان شما چه کسانی هستند؟ درباره پروفایل آنها چه میدانید؟؟ این اطلاعات به شما کمک می کند مشتریان خود را بهتر بشناسید و بهتر به نیازهای آنان پاسخ دهید و فروش بهتری بدست آورید.

مزایای اکسل:

1- استفاده از آن آسان است. 2- اکثر افراد با آن آشنایی دارند 3- تمام داده ها در یک صفحه گسترده قرار دارد.

تمام اطلاعاتی که می خواهید در یک اکسل ذخیره کنید، باید توسط شما یا یکی از همکارانتان وارد شود. فقط وارد کردن و به روزرسانی اطلاعات مشتری بسیار مهم است. و احتمال خطاهای انسانی زیاد است.

استفاده از اکسل به جای بکارگیری CRM می تواند وسوسه انگیز باشد، زیرا به طور پیش فرض در برنامه های Office نصب شده است.

از سوی دیگر، در حال حاضر نرم افزار CRM رایگان وجود دارد و یا یک نسخه رایگان با قابلیت های محدود دارند. اما مشکلاتی را نیز به همراه دارند.

CRM به شما این امکان را می دهد تا فایل های فروش خود را به صورت موثرتر مدیریت کنید و سریع و به طور موثر به فروش دست یابید.

با استفاده از نرم افزار CRM شما می توانید اطلاعات ارزشمندی در مورد خواسته ها و نیازهای مشتریان بدست آورید، زیرا اطلاعات مشتری و هر نوع ارتباط با مشتریان شما در یک پایگاه اطلاعاتی ذخیره می شود و به شما این امکان را می دهد تا بر رضایت مشتری تمرکز کنید و بهره وری بیشتری داشته باشید. برای تیم شما زمان با ارزش است و می توانند  آن را برای وظایف مهم و سود آور تر صرف نمایند.

منبع: https://www.crmdynamics.com/switch-from-excel/