اطلاعات و داده ها در یک شرکت ممکن است بسیار وسیع و گسترده باشد و گاهی اوقات مانند پیدا کردن یک سوزن در انبار کاه است. حتی پس از ورود و پردازش داده ها در CRM، بسیاری از شرکت ها از ویژگی ها و امکانات مناسب برای تقسیم و طبقه بندی داده های خود استفاده نمی کنند.  اغلب کسب و کارها استفاده کامل و بهینه از CRM را نادیده میگیرند و فقط از مدیریت تماس ، مدیریت کاربران، مدیریت معاملات و فروش استفاده می نمایند. شاید دلیل این کار به این علت باشد که عمیق تر شدن در اطلاعات تماس می تواند یک کار دست و پا گیر برایشان باشد. افرادی که از CRM استفاده می کنند نمی دانند که ویژگی "tag" ممکن است به یک ویژگی کوچک و نامرئی شبیه باشد اما می تواند خیلی بیشتر از این ها به مدیریت و مرتب سازی داده ها کمک کند.

اگر ویژگی تگ یا برچسب به طور کامل در یک سیستم CRM مورد استفاده قرار گیرد، کاربران می توانند اطلاعات طبقه بندی شده و کاملا سازمان یافته و مرتبط را در صفحه تماس خود پیدا کنند. در یک برنامه crm داده کاوی مهم است. با استفاده از برچسب ها، کاربران می توانند بخش های مختلف، از جمله، کمپین ها، تیکت ها، پاسخ خودکار و غیره در کادر مخصوص جداسازی نمایند.

حال ببینیم چگونه می توان از قدرت برچسب ها در crm استفاده نمود:

1. تگ های عمومی و پرکاربرد را در برنامه crm اضافه کنید، تگ تکراری ممنوع

در گام اول می بایست برچسب های عمومی را به تمامی مخاطبان خود اضافه کنید. این برچسب های عمومی، در دسته بندی اولیه برایتان مفید خواهد بود، بنابراین می دانید که زمینه سازی شما تا به امروز است. شما می توانید سایر برچسب های سفارشی را بسته به مورد کسب و کار و سایر موارد مهم اضافه کنید. نکته دیگر این است که مطمئن شوید تگ های تکراری را اضافه نمی کنید. این مورد زمانی اتفاق میافتد که از برچسب های سفارشی جدا از موارد عمومی استفاده می کنید. دوباره چک کنید تا اطمینان حاصل شود که هیچ دو تگی مشابه نیستند.

2. برچسب ها را در مراحل مهم اضافه کنید
بهترین روش برای جداسازی داده ها این است که برچسب ها را در مرحله های مهم اضافه کنید. 

برچسب ها و رویدادهایی که برای کسب و کار حیاتی هستند، باید فورا اولویت بندی شوند، به جای اینکه به وقت دیگری موکول شوند. برچسب گذاری در مراحل مهم به شما کمک می کنند تا به کارها و تماس های خود در یک مرحله دست یابید.

3. قبل از ایجاد یک برچسب، یک مورد کسب و کار ایجاد کنید
افزودن برچسب براساس کلمات کلیدی مانند «کنسل شد»، «ناموفق» و موارد دیگر، دسته بندی ها را آسانتر می کند. ایجاد پروژه های تجاری به شما کمک می کند تا مزایای استفاده از این برچسب ها را به جای ایجاد برچسب های تصادفی درک کنید.

4. یک لیست اصلی از برچسب ها ایجاد کنید
هر یک از پرسنل باید بتواند برچسب ها را در CRM اضافه کند. به طور مشابه، هر یک از اعضا باید در مورد کسب و کار یا معیارهای هر تگ خاص بداند. بهترین گزینه این است که یک برگه تگ Master در خود CRM داشته باشید که توسط هر کسی مشاهده شود.

در حال حاضر اگر هر یک از پرسنل مایل به فیلتر کردن داده ها باشند باید بجای تعریف یک برچسب جدید، از بین تگ های موجود استفاده کنند. با این کار، تگ تکراری کمتر خواهد بود.

مدیریت داده ها کار دشواری است و CRM مدیریت آن را به میزان قابل توجهی آسان می نماید. با این حال، اگر برچسب ها به طور بهینه افزوده شوند، این مدیریت می تواند بطور قابل توجهی بهبود یابد. اطمینان حاصل کنید که روی برچسب ها در CRM نظارت  دارید و اجازه ندهید از کنترل تان خارج شوند. شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که برچسب ها برای درک ساده هستند. اگر شما یک کاربر CRM معتبر هستید، بنابراین به راحتی می توانید برروی برچسب های خود را در مدیریت وظایف، مدیریت تماس و موارد دیگر هدایت و نظارت داشته باشید. همچنین می توانید  با کمک برچسب های از پیش تعریف شده سرعت و دقت را در روند کارهای خود افزایش دهید.

منبع: https://www.agilecrm.com/blog/crm-tags-power-user