سرمایه گذاری  بر روی نرم افزار CRM و سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری ضرورت هر کسب و کاریست. هرگونه هزینه و سرمایه گذاری می تواند از هدر رفت پول و زمان پیشگیری نماید.

شرکت ها با پیاده سازی CRM موفقیت بزرگی کسب می کنند. بسیاری از شرکت ها ادعا می کنند که با پیاده سازی و اجرای صحیح نرم افزار CRM، درآمد آنها 34 درصد افزایش یافته است.

اما اینکه انتظارات خود را از نرم افزار CRM بدانید گام نخست پیاده سازی سی آر ام است.

از خرید نرم افزار CRM انتظار واقعی از سیستم داشته باشید، CRM تنها یک ابزار است این شما هستید که تصمیم بگیرید سی آر ام کدام یک از نیازهای سازمان شما را برآورده کند.

یکی از بزرگ ترین اشتباهاتی که سازمان ها هنگام خرید نرم افزار CRM با آن مواجه اند، عدم تعیین بودجه واقعی برای این کارست. بودجه بندی و برآورد هزینه CRM به چند دلیل مفید است:

برنامه ریزی و در نظر گرفتن الزامات سازمان و بودجه بندی مالی مطابق با این نیازها موجب می شود که هزینه واقعی را بدانید.

برخی از فروشندگان که نمی خواهند مشتری بالقوه را از دست دهند، قیمت برنامه با تمام ویژگی ها اعلام می نمایند. در صورتیکه برخی از این امکانات برای سازمان شما ضروری نمی باشد.

در بعضی مواقع  نیاز مشتریان اغلب اشتباه درک می شود. هزینه های تعیین شده توسط فروشنده جز هزینه های کلی پروژه است. در این میان هزینه های پنهانی وجود دارد که با پیشرفت پروژه مشخص می شود.

برخی افراد استفاده از نرم افزارهای رایگان را توصیه می کنند. تهیه CRM رایگان شاید ابتدای امر جذاب باشد اما در طولانی مدت زیان بارست و ممکن است چند برابر متحمل هزینه و زمان شویم. در مقالات گذشته توضیح دادیم که چرا انتخاب CRM رایگان اشتباه است.

درک واقعی از هزینه های اجرای نرم افزار و اجتناب از هزینه های اضافی و ناکارآمد به شما کمک زیادی می کند.

هزینه های کلی خرید و پیاده سازی نرم افزار CRM:

انتقال اطلاعات

حتی اگر کسب و کار خود را همین امروز شروع کرده اید باز هم مشتریانی دارید که اطلاعات آنها را در یک دفتر یا فایل اکسل ثبت و جمع آوری کرده باشید. ورود اطلاعات در برنامه CRM به دو طریق امکان پذیرست:

1- ورود دستی اطلاعات: اگر حجم اطلاعات مشتریان شما کم می باشد می توانید اطلاعات را به صورت دستی وارد سیستم نمایید. درصورتی که بخواهید اطلاعات کالا یا خدمات خود را در سیستم تعریف نمایید می توانید فردی را برای این منظور استخدام نمایید.

2- convert اطلاعات: در صورتیکه اطلاعات مشتریان خود را در فایل اکسل ذخیره کرده اید، می توانید فایل خود را در اختیار شرکت نرم افزاری قرار دهید تا برای شما کانورت نمایند.

اکثر شرکت های نرم افزاری مبلغی را بابت هزینه های کانورت اطلاعات دریافت می نمایند.

پشتیبانی و نگهداری

برخی از شرکت های تولید کننده نرم افزار CRM پشتیبانی محدود و اولیه را برای مشتریان خود ارایه می دهند و در صورت نیاز به پشتیبانی بیشتر، شامل هزینه می شود.

آموزش

اغلب شرکت های نرم افزاری آموزش های لازم برای کار با نرم افزار CRM را به کاربران می دهند. چنانچه کاربر CRM نیازمند آموزش بیشتر باشد می توانند درخواست آموزش CRM با صرف هزینه داشته باشند.

هزینه سرور

برخی از شرکت ها که نیروی متخصص IT و شبکه محلی دارند نیازی به صرف هزینه برای سرور ندارند. برخی هم مایلند از سرور شرکت نرم افزاری استفاده نمایند که در این صورت هزینه سرور و تمدید سالیانه سرور را نیز باید علاوه بر قیمت نرم افزار CRM در نظر بگیرید.