نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان CRM و خیریهها
فرآیند برقراری ارتباط؛ اصلی است غیر قابل انکار و اساسی در رفع نیاز هر شخص و مخاطبش. نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان(CRM) یکی از ابزار‌هایی است که هر ارگان، شرکت، سازمان و یا فرد را در این فرآیند یاری می‌دهد. لفظ مشتری نماینده‌ای از مجموعه افرادی است که امکان دارد ما آنها را مورد خطاب قرار دهیم.
یکی از سازمان‌هایی که مخاطب بیشتری نسبت به دیگر سازمان‌‌ها دارد خیریهها هستند. افرادی که با خیریه در ارتباط اند به عنوان مثال میتوان به مددجویان، خیرین، مشاورین و... اشاره کرد. چیزی که باید به آن توجه داشت این است که خیریهها مثل دیگر نهاد‌‌ها باید بتوانند ارتباط خود را با مخاطبین خود مدیریت کنند، تا بتوانند در باب تجمیع سرمایه و کمک به افراد نیازمند گامی مهم و استوار بردارند. برقراری ارتباط همراه با اعتماد و صمیمیت با دو مخاطب اصلی یعنی مددجو و خیرین کار اصلی هر خیریه است.
نرم‌افزارCRM ابزاری است که خیریهها را در این مسئله یاری می‌دهد، با ذکر چند مثال شاید این نیاز را به نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان CRM واضح‌تر بتوان شرح داد:
در هر مؤسسه‌ای افرادی برای جمع کردن کمک خیرین استخدام می‌شوند تا در سطح شهر کمک‌های خیرین را جمع آوری کنند. به هر یک از این افرد قبوضی داده میشود تا در ازای پولی که از خیر دریافت می‌کنند برگه‌ای را با مشخصات لازم در اختیار خیر بگذارند. نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان(CRM) چه کمکی در این زمینه می‌تواند بکند؟
به سبب اینکه CRM تحت وب بوده قابلیت اجرا در هر گوشی و موبایل را دارا می‌باشد؛ می‌تواند به عنوان ابزار ثبت اطلاعات خیرین در بانک اطلاعاتی خیریه مؤثر واقع گردد. چگونه؟ نرم‌افزارCRM بخشی به نام ارتباطات دارد که مخصوص هر خیر قابل تعریف است و محدودیتی در این زمینه وجود ندارد. وقتی کارمند شما از خیر پولی را دریافت می‌کند باید این خیر را در سیستم تعریف کند پس از این که شماره تماس و اطلاعات اولیه او را در نرم‌افزار ثبت نمود میتوان به جای برگه و قبض به خیر به شماره‌ای که در سیستم ثبت شده است میتوان پیامکی مبنی بر اینکه کمک شما به دست ما رسید به وی ارسال گردد. این کار چند فایده دارد. یکی اینکه از مصرف بی جای کاغذ و چاپ و خودکار و... که هزینه‌ای اضافی برای خیریه است جلوگیری میشود. دوم اینکه خیریه اطلاعات خیر را در بانک اطلاعاتی خود ذخیره می‌کند و در آینده می‌تواند از این بانک اطلاعاتی معتبر و به‌روز در جا‌های دیگر استفاده کند که یکی از اصلی‌ترین منافع استفاده از نرم‌افزارCRM در این حوزه است.
سوم اینکه خیر همیشه قبض الکترونیکی شما را در گوشی خود دارد و می‌تواند از دریافت پول یا هر کمک دیگر توسط خیریه اطمینان حاصل کند.علاوه بر این امکان دارد افراد مسئول در جمع آوری کمک‌‌ها قصور یا خللی وارد کنند که با استفاده از نرم‌افزارCRM این اشکالات و نقص‌‌ها در مبدا از بین می‌رود.
در مرحلهٔ دوم که مربوط به ارتباط با مددجویان میشود نیز نرم‌افزارCRM کارآمدی خود را نشان می‌دهد.
مثلاً در حوزه شناسایی و ارائه خدمت به خانواده‌های مددجویان، خود این افراد به خیریه مراجعه می‌کنند یا افرادی وظیفه دارند تا به سراغ این خانواده‌‌ها بروند و از وضعیت آنها اطلاعات کسب کنند در هر دو مورد اطلاعاتی از آنها توسط خیریه کسب میشود.
در گام بعد این اطلاعات صحت سنجی میشود و افراد این خانواده با مشاورین حاضر در خیریه ارتباط برقرار می‌کنند و مشاور این وظیفه را دارد که مشکلات و نیاز‌های آنها را به درستی تشخیص دهد و آن اطلاعات به دست آمده را ذیل این خانواده قرار دهد تا در ارائه خدمت و محصول بهتر بتواند عمل کند.
چند عمل در این فرآیند وجود دارد که می‌تواند در بهبود و تسریع ارائه خدمت نقشی چشمگیر داشته باشد. اول اینکه افرادی که وظیفه دارند به سراغ خانواده‌‌ها بروند از چه جایی این وظیفه به آنها ارجاع میشود؟ نرم‌افزارCRM خیریهها قابلیت تعریف وظیفه را در خود دارد. این به چه معنا است؟ به سبب اینکه باید افراد ملزم به ثبت اطلاعات و ارتباط حاصله با مددجو هستند. در ادامه کار به همکار خود برای بررسی صحت اطلاعات وشیف ارجاع میدهند که به این موضوع بپردازد و این وظیفه تا از طرف شخص مورد نظر انجام نگیرد از لیست کارهای او خارج نمی شود و اگر هم تا موعد مقرر انجام نگرفت شخص مسئول، مورد سوال قرار می‌گیرد...
نکتهٔ بعدی این است که اطلاعات حاصله از مشاوره، مددجو و افراد متخصص اولا باید مورد حفاظت و نگهداری ویژه قرار گیرد تا مورد سوء‌استفاده قرار نگیرد و دیگر اینکه از آنها در موقع لازم بتوان استفاده کرد. یعنی اینکه کاملا در دسترس باشند و با سهولت و سرعت در اختیار فرد نیازمند به این اطلاعات قرا بگیرد. مثلاً مددجو بیماری‌ای دارد که در ماه باید دارویی را مصرف کند یا دچار افسردگی است و باید طی جلساتی با مشاورین روان شناس این بیماری را رفع کند یا چه تعداد فرزند دارد؟ علایق این فرزندان چیست؟ در چه سطحی تحصیل می‌کنند؟ و سوالات دیگر... که در خدمت‌رسانی هرچه بهتر به افراد کم‌توان و نیازمند می‌تواند مؤثر واقع شود. و نکتهٔ آخر، نرم‌افزارCRM همان طور ارتباطات بیرون از خیریه را مدیریت می‌کند در مدیریت داخل خیریهها نیز بسیار مؤثر است و می‌تواند مدیر ارشد را در این زمینه کمک کند.
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان CRM خیریهها می‌تواند گامی مؤثر در راستای هر چه بهتر ارائه خدمت به افراد مددجو بردارد. با استفاده از ابزار‌های به روز و کارآمد به ریشه کن شدن فقر در کشور و جهان کمک کنیم.
یک نظر اضافه کنید
شماره موبایل شما منتشر نخواهد شد.زمینه های مورد نیاز هستند علامت گذاری شده *
امتیاز شما